Ano ang ginagawa ng isang personal na kalihim?

Ang pangkalahatang mga tungkulin sa trabaho ng isang sekretarya ay maaaring magkakaiba, at isang espesyal na uri ng kalihim na gumagana nang eksklusibo para sa isang tao ay kilala bilang isang personal na kalihim.Ang empleyado na ito ay gagampanan ng isang papel na suporta na may posibilidad sa mga propesyonal na pangangailangan ng isang indibidwal, karaniwang isang ehekutibo o iba pang mahalagang pinuno ng organisasyon, sa halip na sa isang pangkat ng mga tao sa loob ng isang tanggapan.Ang mga tiyak na tungkulin sa trabaho ng isang personal na kalihim ay maaaring magsama ng pagpapanatili ng isang iskedyul, pakikipag -ugnay sa mga nagtitinda, pag -book ng paglalakbay, pag -aayos ng mga pagpupulong, pagpapanatili ng pakikipag -ugnay sa pindutin, at marami pa.Nagbabago ang employer.Karamihan sa mga sekretarya ay maaaring maganap sa isang tanggapan, at maaaring siya ay may pananagutan sa pag-file ng mga papeles, pagsubaybay sa mga invoice at iba pang papeles sa pagbabayad, pagsagot sa mga tawag sa telepono at e-mail, pagpupulong sa mga kliyente o iba pang mga bisita sa opisina, at saAng ilang mga kaso kahit na nangangasiwa sa isang kawani ng mga katulong.Sa labas ng opisina, ang isang personal na sekretarya ay maaaring maglakbay kasama ang isang employer, reserbasyon sa hotel ng libro at flight, at may posibilidad sa iba pang mga propesyonal na pangangailangan ng employer habang wala sa opisina.

Sa karamihan ng mga kaso, ang Personal na Kalihim ay nagtrabaho sa isang partikular na industriya o opisina sa loob ng maraming taon bilang isang antas ng entry o mid-level na kalihim bago sumulong.Maraming mga sekretaryo ang kumita ng mga sertipiko ng post-sekondarya upang maging mas mahusay na kwalipikado para sa mas mataas na posisyon sa responsibilidad.Maaaring kailanganin din na kumita ng ilang mga kwalipikasyon na tiyak sa isang industriya;Mahalaga ito lalo na kung ang Personal na Kalihim ay hahawak ng mga gawaing papel na nauugnay nang direkta sa industriya.Sa isang medikal na setting, halimbawa, maaaring kailanganin ng Kalihim na kumuha ng isang klase sa medikal na terminolohiya upang maunawaan niya ang iba't ibang mga term na ginamit upang maiuri ang ilang mga gawaing papel.Kailangang maunawaan ng mga kalihim ng batas ang iba't ibang uri ng ligal na terminolohiya upang pamahalaan ang mga gawaing papel o iba pang sulat na nauukol sa trabaho.

Mahalaga para sa personal na kalihim na maging lubos na madaling iakma, dahil ang kanyang mga responsibilidad ay maaaring magbago sandali sa sandali.Ang trabaho ay maaaring maging mataas na stress sa ilang mga setting, at ang ilang mga employer ay magiging mas hinihingi kaysa sa iba.Ang isang kakayahang makipag -usap nang epektibo ay mahalaga, dahil ang Kalihim ay gagastos ng karamihan sa kanyang oras na nakikipag -ugnay sa iba, nakikipag -ugnay sa publiko, at pamamahala ng sulat sa ngalan ng kanyang employer o employer.Sa ilang mga pagkakataon, ang Kalihim ay maaaring dumalo sa higit sa isang employer, na nangangahulugang kakailanganin niyang balansehin ang maraming mga karga sa trabaho.