Mit csinál egy személyes titkár?
A titkár általános munkaköri feladatai változhatnak, és egy speciális titkár, aki kizárólag egy személy számára dolgozik, személyes titkárként ismert.Ez a munkavállaló támogatási szerepet fog játszani, amely inkább az egyén szakmai igényeire, általában ügyvezető vagy más fontos szervezeti vezetőre, nem pedig az irodában lévő emberek csoportjára.A személyes titkár konkrét munkaköri feladatainak magában foglalhatja az ütemterv fenntartását, az eladók kapcsolatfelvételét, az utazás foglalását, a találkozók szervezését, a sajtóval való kapcsolat fenntartását és még sok minden mást.
A személyes titkár szerepe napról napra válthat.a munkáltató változások.A titkár munkájának nagy részére egy irodában kerülhet sor, és felelős a papírmunka benyújtásáért, a számlák és más fizetési papírok nyomon követéséért, a telefonhívások és az e-mailek megválaszolásáért, az ügyfelekkel vagy más irodai látogatókkal való találkozásért, valamintEgyes esetekben az asszisztensek személyzetének felügyelete is.Az irodán kívül egy személyes titkár utazhat egy munkáltatóval, foglalhat szállodai foglalásokat és járatokat, és hajlamos a munkáltató más szakmai igényeire, miközben az irodában kívül van.
A legtöbb esetben a személyes titkár egy adott iparágban vagy irodában évek óta dolgozik belépő vagy középszintű titkárként, mielőtt előrehaladna.Számos titkár a középiskola utáni tanúsítványokat szerez annak érdekében, hogy jobban képessé váljon a magasabb felelősségvállalási pozíciókra.Szükség lehet arra is, hogy olyan képesítést szerezzen, amely az iparágra jellemző;Ez különösen akkor fontos, ha a személyes titkár közvetlenül az iparágra vonatkozó papírmunkát kezeli.Például orvosi környezetben lehet, hogy a titkárnak orvosi terminológiát kell tartania, így megérti a különféle papírok osztályozásához használt különféle kifejezéseket.A jogi titkároknak meg kell érteniük a különféle jogi terminológiát, hogy kezeljék a munkára vonatkozó papírmunkát vagy más levelezéseket.A munka bizonyos körülmények között meglehetősen magas stressz lehet, és egyes munkáltatók sokkal igényesebbek lesznek, mint mások.Alapvető fontosságú a hatékony kommunikáció képessége, mivel a titkár idejének nagy részét másokkal való koordinációval tölti el, kapcsolatba lép a közönséggel, és a munkáltató vagy a munkáltató nevében a levelezés kezelése.Bizonyos esetekben a titkár egynél több munkáltatóon is részt vehet, ami azt jelenti, hogy több munkaterhelést kell kiegyensúlyoznia.