Apa yang dilakukan sekretaris pribadi?

Tugas pekerjaan umum seorang sekretaris dapat bervariasi, dan jenis sekretaris khusus yang bekerja secara eksklusif untuk satu orang dikenal sebagai sekretaris pribadi.Karyawan ini akan memainkan peran dukungan yang cenderung untuk kebutuhan profesional seorang individu, biasanya seorang eksekutif atau pemimpin organisasi penting lainnya, bukan pada sekelompok orang di dalam kantor.Tugas pekerjaan khusus dari sekretaris pribadi dapat mencakup mempertahankan jadwal, menghubungi vendor, memesan perjalanan, mengatur pertemuan, menjaga kontak dengan pers, dan banyak lagi.

Peran sekretaris pribadi dapat bergeser dari hari ke hari sebagai kebutuhan suatuPerubahan majikan.Banyak dari sekretaris yang dapat dilakukan di kantor, dan dia mungkin bertanggung jawab untuk mengajukan dokumen, melacak faktur dan dokumen pembayaran lainnya, menjawab panggilan telepon dan email, bertemu dengan klien atau pengunjung kantor lainnya, dan masukBeberapa kasus bahkan mengawasi staf asisten.Di luar kantor, seorang sekretaris pribadi dapat bepergian dengan majikan, memesan reservasi dan penerbangan hotel, dan cenderung untuk kebutuhan profesional majikan lainnya saat keluar dari kantor.

Dalam kebanyakan kasus, sekretaris pribadi akan bekerja di industri atau kantor tertentu selama bertahun-tahun sebagai sekretaris entry-level atau tingkat menengah sebelum maju.Banyak sekretaris mendapatkan sertifikat pasca-sekolah menengah agar menjadi lebih berkualitas untuk posisi tanggung jawab yang lebih tinggi.Mungkin juga perlu untuk mendapatkan beberapa kualifikasi yang khusus untuk suatu industri;Ini sangat penting jika sekretaris pribadi akan menangani dokumen yang berkaitan langsung dengan industri.Dalam suasana medis, misalnya, sekretaris mungkin perlu mengambil kelas tentang terminologi medis sehingga ia memahami berbagai istilah yang digunakan untuk mengklasifikasikan dokumen tertentu.Sekretaris hukum perlu memahami berbagai jenis terminologi hukum untuk mengelola dokumen atau korespondensi lain yang berkaitan dengan pekerjaan.

Penting bagi sekretaris pribadi untuk sangat mudah beradaptasi, karena tanggung jawabnya dapat berubah dari waktu ke waktu.Pekerjaan itu bisa menjadi tekanan yang cukup tinggi di beberapa pengaturan, dan beberapa pengusaha akan jauh lebih menuntut daripada yang lain.Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif sangat penting, karena sekretaris akan menghabiskan sebagian besar waktunya berkoordinasi dengan orang lain, berinteraksi dengan publik, dan mengelola korespondensi atas nama majikan atau majikannya.Dalam beberapa kasus, sekretaris dapat menghadiri lebih dari satu majikan, yang berarti dia perlu menyeimbangkan banyak beban kerja.