Ποιες είναι οι καλύτερες συμβουλές για την ολοκλήρωση των βημάτων ελέγχου;

Ο κύριος σκοπός για τη διεξαγωγή ελέγχου είναι να έχει μια συγκεκριμένη ιδέα για την υγεία ή το επίπεδο απόδοσης μιας επιχείρησης.Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι ένας έλεγχος εξετάζει τις διάφορες πτυχές της λειτουργίας της επιχείρησης, προκειμένου να διαπιστωθεί εάν η πορεία της επιχείρησης πηγαίνει σύμφωνα με ένα προηγουμένως καθιερωμένο σχέδιο ή στόχο.Με αυτό το πνεύμα, οι καλύτερες συμβουλές για τη διεξαγωγή των βημάτων ελέγχου περιλαμβάνουν προετοιμασίες πριν από την πραγματοποίηση του ελέγχου, εκείνες που σχετίζονται με τον έλεγχο και εκείνες που θα συμβούν κατά την ολοκλήρωση του ελέγχου.

Ένα από τα πρώτα βήματα ελέγχου είναι να έχουνσαφής ιδέα για το ποιος θα διεξάγει τον έλεγχο.Υποθέτοντας ότι ο έλεγχος είναι εσωτερικός από τον οργανισμό, ο λαός για τη διεξαγωγή του πρέπει να αποτελείται από εκείνους που είναι όσο το δυνατόν πιο ουδέτεροι υπό την κατάστασή τους.Ενώ αυτό μπορεί να ακούγεται σαν μια κατάσταση όπου είναι πιθανό να συμβεί σύγκρουση συμφερόντων, αυτό δεν χρειάζεται να συμβαίνει, αφού τα μέλη της ομάδας ελέγχου μπορούν να επιλεγούν από ένα τμήμα σε άλλη θυγατρική ή άλλο υποκατάστημα του οργανισμού.Ο οργανισμός πρέπει να καταρτίσει ένα σχέδιο που να περιγράφει την πορεία ολόκληρης της διαδικασίας ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των ακριβών υποκαταστημάτων, θυγατρικών ή τμήματος που θα ελεγχθούν, όταν θα πραγματοποιηθεί ο έλεγχος και ο αριθμός των ελεγκτών που θα συμμετάσχουν στη διαδικασία.Μέρος της καθιέρωσης ενός σχεδίου περιλαμβάνει επίσης τον καθορισμό του σκοπού του ελέγχου, ο οποίος μπορεί να είναι για σκοπούς αξιολόγησης απόδοσης ή να ανακαλυφθούν τομείς της αιμορραγίας των οικονομικών και των πόρων κατά την οργάνωση.

Μια άλλη εξέλιξη στα βήματα ελέγχου είναι η ιδέα της κατάλληλης εθιμοτυπίας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου.Αυτό περιλαμβάνει μια εντολή για τα άλλα τμήματα να συμμορφώνονται πλήρως με την ομάδα ελέγχου κατά τη διάρκεια της διαδικασίας ελέγχου.Μια τέτοια συνεργασία μπορεί να περιλαμβάνει την πρόσβαση σε έγγραφα, αρχεία και άλλες πληροφορίες που οι ελεγκτές ενδέχεται να χρειαστεί να πραγματοποιήσουν έναν οριστικό έλεγχο.Επίσης, οι άλλοι υπάλληλοι πρέπει να έχουν σαφείς οδηγίες για να απαντήσουν ειλικρινά σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις που έθεσαν οι ελεγκτές ως μέρος των βημάτων ελέγχου τους, ώστε να μην χρησιμεύσουν ως εμπόδια στη διαδικασία.

Το τελικό μέρος των βημάτων ελέγχου είναι για τη διαχείρισητου οργανισμού για να μελετήσει τα αποτελέσματα του ελέγχου προκειμένου να λάβει οποιεσδήποτε ενέργειες μπορεί να είναι απαραίτητες για την αντιμετώπιση τυχόν ανισορροπιών που ανακαλύφθηκαν εντός του οργανισμού.Αυτή η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει τη διεξαγωγή συνάντησης με διάφορα διευθυντικά στελέχη και άλλα εμπλεκόμενα μέρη για να συζητήσουν το αποτέλεσμα των βημάτων ελέγχου και να διατυπώσουν ένα σχέδιο για να προχωρήσουμε.Εάν το αποτέλεσμα του ελέγχου αποκαλύψει τομείς οικονομικών διαρροών, ο οργανισμός θα πρέπει να λάβει μέτρα για να σφραγίσει τις πηγές διαρροών.