Τι είναι ο έλεγχος μετρητών;

Ο έλεγχος μετρητών είναι ένας τύπος λογιστικής ελέγχου που επικεντρώνεται στις συναλλαγές μετρητών που πραγματοποιούνται μεταξύ μιας προσδιορισμένης ημερομηνίας έναρξης και λήξης.Ο έλεγχος αυτού του τύπου μπορεί να θεωρηθεί πλήρης ή μερικός, ανάλογα με το εάν αξιολογούνται μόνο ορισμένες συναλλαγές ή εάν εξετάζεται κάθε λεπτομερής συναλλαγή με τα μετρητά με την περίοδο ελέγχου.Σκοπός ενός ελέγχου μετρητών είναι να διασφαλιστεί ότι όλες οι διερευνημένες συναλλαγές έχουν διεξαχθεί σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές διαδικασίες και ότι οι συναλλαγές ήταν σύμφωνα με τις πολιτικές και τις διαδικασίες της εμπλεκόμενης εταιρείας.

Γενικά, ένας έλεγχος μετρητών είναι δομημένος για να επιτύχει δύο σκοπούς.Το πρώτο επικεντρώνεται στον τύπο των καταθέσεων μετρητών ή των συνεισφορών που λαμβάνονται και πώς καταγράφονται στα λογιστικά αρχεία.Μαζί με την αντιμετώπιση των εισπράξεων μετρητών, ο έλεγχος θα εξετάσει επίσης προσεκτικά κάθε είδους εκταμιεύσεις που έγιναν ως συναλλαγές σε μετρητά, διασφαλίζοντας ότι αυτές οι εκταμιεύσεις είναι σωστά τεκμηριωμένες και έγιναν με την κατάλληλη εξουσιοδότηση.Ως τελική πτυχή της εργασίας, ο έλεγχος μετρητών θα διασφαλίσει επίσης ότι οι αποδείξεις και οι εκταμιεύσεις αφορούσαν τη σειρά, έτσι ώστε το ποσό των μετρητών που εμφανίζονται ως σε ετοιμότητα ή κατάθεση να δικαιολογείται από τον συνδυασμό των συναλλαγών σε μετρητά.Το πεδίο εφαρμογής ενός ελέγχου μετρητών μπορεί να επικεντρωθεί σε συγκεκριμένους τύπους συναλλαγών σε μετρητά ή να περιλαμβάνει συνολική αξιολόγηση των συναλλαγών που διεξάγονται εντός μιας δεδομένης χρονικής περιόδου.Για παράδειγμα, ένας μικρός έλεγχος μετρητών δεν θα ασχολείται με οποιεσδήποτε συναλλαγές σε μετρητά εκτός από εκείνες που αφορούν τις συνεισφορές και τις εκταμιεύσεις από τον λογαριασμό μικρών μετρητών.Σε άλλες εποχές, μπορεί να ζητηθεί πλήρης έλεγχος ως τρόπος προετοιμασίας των βιβλίων για το κλείσιμο στο τέλος ενός ημερολογίου ή ενός επιχειρηματικού έτους ή ακόμα και κατά την προετοιμασία ετήσιων φορολογικών δηλώσεων.Σε περίπτωση που υπάρχει κάποια υποψία για κακομεταχείριση κεφαλαίων εταιρειών ή περιουσιακών στοιχείων, υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι ένα διοικητικό συμβούλιο ή άλλοι θα απαιτούσαν πλήρη έλεγχο των λογιστικών βιβλίων αντί να διευθετήσουν για μερικό έλεγχο μόνο επιλεγμένων τύπωνσυναλλαγές.

Ενώ μια επιχείρηση είναι πιθανό να διεξάγει έλεγχο μετρητών τουλάχιστον μία φορά το χρόνο, η διαδικασία μπορεί πραγματικά να εφαρμοστεί ανά πάσα στιγμή.Το μόνο που απαιτείται είναι να προσδιοριστούν ημερομηνία έναρξης και λήξης για τις συναλλαγές που θα αξιολογηθούν και ο τύπος των εμπλεκόμενων συναλλαγών σε μετρητά.Ένας έλεγχος αυτού του τύπου μπορεί εύκολα να διεξαχθεί για έναν ημερολογιακό μήνα, ένα μόνο τέταρτο του έτους, ή ακόμα και ως εξαμηνιαίο έλεγχο που καθιστά δυνατή την εντοπισμό και τη συμβιβασμό τυχόν ζητήματα νωρίτερα κατά το επιχειρηματικό έτος, αντί να επιχειρείΈτσι, στο τέλος μιας μεγαλύτερης περιόδου.Παρόλο που η ιδέα ενός ελέγχου μετρητών μερικές φορές δημιουργεί την ιδέα ότι κάποιος έχει σκόπιμα κακομεταχειριστεί τα μετρητά της εταιρείας, ένας έλεγχος θα εντοπίσει επίσης απλά σφάλματα κατά την απόσπαση που μερικές φορές συμβαίνουν, καθιστώντας δυνατή τη διόρθωση των δημοσιεύσεων και τη διατήρηση των λογιστικών αρχείων της εταιρείαςΑκριβής και ενημερωμένη.