Τι είναι ένα έγγραφο συλλογής;

Ένα έγγραφο συλλογής συνοδεύει μια αποστολή που περιγράφει τις βασικές πληροφορίες και τις συναφείς υποχρεώσεις πληρωμής.Τέτοια έγγραφα παρέχουν μια λίστα με τα πάντα στην αποστολή, με ειδικές σημειώσεις, αν είναι απαραίτητο, και το συνολικό οφειλόμενο.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το κόστος για τα προϊόντα μαζί με τα τέλη αποστολής και χειρισμού.Οι αγοραστές και οι πωλητές μπορούν να αναφέρουν τα αρχεία τους για να επιβεβαιώσουν ότι ταιριάζουν κατά την υποβολή πληρωμών και την εκτέλεση άλλων δραστηριοτήτων.Οι μοναδικοί αριθμοί αναφοράς τους επιτρέπουν να επικοινωνούν σχετικά με διαφορές και άλλα θέματα. Οι αγοραστές λαμβάνουν αντίγραφο του εγγράφου συλλογής με την αποστολή.Συνήθως περιγράφει τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας για τον αγοραστή και τον πωλητή, μαζί με αυτό που ήταν στην αποστολή.Εάν ο πωλητής χρειάστηκε να κάνει αντικαταστάσεις ή να θέσει προϊόντα στην πλάτη, αυτό μπορεί να σημειωθεί στην τεκμηρίωση.Ο νόμος μπορεί να απαιτεί άλλες γνωστοποιήσεις, συμπεριλαμβανομένων των όρων πληρωμής.Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τυποποιημένες μορφές για να εξασφαλίσουν ότι θα υπάρχουν όλες οι νομικά απαιτούμενες πληροφορίες.

Η τεκμηρίωση ενημερώνει τους αγοραστές πόσα χρήματα οφείλονται και παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία και πού να την υποβάλουν.Μπορούν επίσης να λειτουργήσουν ως επίσημη απόδειξη μεταφοράς ιδιοκτησίας.Με την αποδοχή του εγγράφου αποστολής και συλλογής, ο αγοραστής συμφωνεί επίσης να πληρώσει.Εάν υπάρχει κάποιο πρόβλημα με την αποστολή, ο αγοραστής μπορεί να χρειαστεί να υποβάλει αξίωση εντός καθορισμένου χρονικού διαστήματος για να πληροί τις προϋποθέσεις για αποζημίωση, όπως η μείωση του λογαριασμού για να αντικατοπτρίζει το γεγονός ότι η αποστολή δεν ήταν πλήρης.Οι αγοραστές και οι πωλητές, άλλα μέρη μπορεί να θέλουν να δουν και αυτό το έγγραφο.Οι αγοραστές που σχεδιάζουν να χρησιμοποιήσουν μια γραμμή πίστωσης για πληρωμή, για παράδειγμα, ενδέχεται να χρειαστεί να υποβάλουν το έγγραφο συλλογής για να αποδείξουν ότι η αποστολή συνέβη και παρέχει τεκμηρίωση.Από την άποψη της τράπεζας, αυτό μπορεί να είναι σημαντικό εάν ο αγοραστής επιχειρεί αργότερα να αμφισβητήσει την πληρωμή.Ομοίως, οι εκπρόσωποι των ασφαλιστικών εταιρειών μπορούν να ζητήσουν αντίγραφα, όπως και οι επιθεωρητές ναυτιλίας, οι οποίοι χρειάζονται τεκμηρίωση σχετικά με το τι περνάει από τα λιμάνια τους. Οι μορφές τέτοιες μορφές παράγονται συχνά σε πολλαπλά αντίγραφα που επιτρέπουν στους πωλητές να διατηρούν τα αντίγραφά τους ενώ παράλληλα παρέχουν στους αγοραστές πολλαπλάσια για αρχεία, υποταγή μεπληρωμή και προσφορά σε ρυθμιστικούς οργανισμούς, εάν είναι απαραίτητο.Οι αγοραστές θα πρέπει να βεβαιωθούν ότι τα αντίγραφα των εγγράφων συλλογής που λαμβάνουν είναι ακριβή και πλήρη, με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.Εάν υπάρχουν αποκλίσεις, μπορούν να το φέρουν με τους πωλητές.Η διατήρηση αυτών των εγγράφων συνιστάται να αποδείξει τη συναλλαγή σε περίπτωση διαφορών σχετικά με την ιδιοκτησία, την πληρωμή, τη φορολογική υποχρέωση και άλλα ζητήματα.