Apa itu dokumen koleksi?

Dokumen pengumpulan menyertai pengiriman yang merinci informasi penting dan kewajiban pembayaran terkait.Dokumen -dokumen tersebut memberikan daftar segala sesuatu dalam pengiriman, dengan catatan khusus jika perlu, dan totalnya.Ini dapat mencakup biaya untuk produk bersama dengan biaya pengiriman dan penanganan.Pembeli dan penjual dapat merujuk catatan mereka untuk mengkonfirmasi bahwa mereka cocok saat mengirimkan pembayaran dan melakukan kegiatan lain.Nomor referensi yang unik memungkinkan mereka untuk berkomunikasi tentang perselisihan dan masalah lainnya.

Pembeli menerima salinan dokumen koleksi dengan pengiriman.Ini biasanya merinci informasi kontak lengkap untuk pembeli dan penjual, bersama dengan apa yang ada di pengiriman.Jika penjual perlu membuat pengganti atau menempatkan produk di urutan belakang, ini dapat dicatat dalam dokumentasi.Undang -undang mungkin memerlukan pengungkapan lain, termasuk persyaratan pembayaran.Banyak perusahaan menggunakan formulir standar untuk memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan secara hukum akan hadir.

Dokumentasi memberi tahu pembeli berapa banyak uang yang harus dibayar, dan memberikan informasi tentang tenggat waktu dan di mana harus mengirimkannya.Mereka juga dapat bertindak sebagai bukti formal transfer kepemilikan.Dengan menerima dokumen pengiriman dan pengumpulan, pembeli juga setuju untuk membayar.Jika ada masalah dengan pengiriman, pembeli mungkin perlu mengajukan klaim dalam periode waktu yang ditentukan untuk memenuhi syarat untuk kompensasi, seperti pengurangan tagihan untuk mencerminkan fakta bahwa pengiriman tidak lengkap.

SelainPembeli dan penjual, pihak lain mungkin ingin melihat dokumen ini juga.Pembeli yang berencana untuk menggunakan jalur kredit untuk pembayaran, misalnya, mungkin perlu menyerahkan dokumen pengumpulan untuk membuktikan bahwa pengiriman terjadi dan memberikan dokumentasi.Dari perspektif bank, ini bisa menjadi penting jika pembeli kemudian mencoba membantah pembayaran.Demikian juga, perwakilan asuransi dapat meminta salinan, seperti halnya pengangkut pengiriman, yang membutuhkan dokumentasi tentang apa yang melewati pelabuhan mereka.

Formulir seperti itu sering diproduksi dalam beberapa salinan untuk memungkinkan penjual menyimpan salinan mereka sambil memberikan banyak kepada pembeli untuk catatan, pengiriman dengan pembeli, pengirimanpembayaran, dan tender untuk agen pengatur, jika perlu.Pembeli harus memastikan salinan dokumen koleksi yang mereka terima akurat dan lengkap, dengan semua informasi yang diperlukan.Jika ada perbedaan, mereka dapat membawa ini dengan penjual.Mempertahankan dokumen tersebut disarankan untuk memberikan bukti transaksi jika terjadi perselisihan tentang kepemilikan, pembayaran, kewajiban pajak, dan masalah lainnya.