Τι είναι το βιβλίο αγοράς;

Ένα βιβλίο αγοράς είναι ένα αρχείο που διατηρείται από μια επιχείρηση για λογιστικούς σκοπούς όλων των πληρωμών που έγιναν και τα χρήματα που οφείλονται σήμερα στους πιστωτές.Ο σκοπός αυτού είναι να διατηρείται ακριβή αρχεία και να γνωρίζουμε πόσα χρήματα οφείλονται ανά πάσα στιγμή.Στο παρελθόν, τα βιβλία αγοράς διατηρήθηκαν με το χέρι, αλλά τώρα οι περισσότερες μεγάλες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μηχανογραφημένα βιβλία για να διατηρήσουν τα αρχεία τους.Είναι σύνηθες για ένα βιβλίο αγοράς να περιέχει μεμονωμένους λογαριασμούς για κάθε προμηθευτή επιχειρήσεων μαζί με το υπόλοιπο που οφείλεται σε καθένα.

Η εκτέλεση μιας επιτυχημένης επιχείρησης απαιτεί επιμελή τήρηση αρχείων, καθώς οι πληρωμές και οι εισπράξεις πληρωμών λαμβάνουν χώρα με συχνά ξέφρενο ρυθμό καικάθε μέρα.Μια επιχείρηση που χάνει την παρακολούθηση των συνθηκών και των περιόδων αυτών των χρημάτων διατρέχει τον κίνδυνο να έρθουν σύντομα όταν έρχεται χρόνος για να ικανοποιήσει τα χρέη της.Για το λόγο αυτό, διατηρείται ένα βιβλίο αγοράς με την ειδική πρόθεση να παρακολουθείται τόσο οι πληρωμές που έγιναν όσο και τα χρήματα που οφείλονται σε εκείνους που παρέχουν στην επιχείρηση αγαθά και υπηρεσίες.Σημαίνει ότι καμία πληρωμή δεν αλλάζει πραγματικά τα χέρια κατά τη στιγμή της αγοράς, αλλά τα χρήματα οφείλονται στους προμηθευτές που θα καταβληθούν αργότερα.Γνωρίζοντας πόσα χρήματα οφείλονται σε κάθε προμηθευτή είναι μια αναγκαιότητα και ένα βιβλίο αγοράς επιλύει αυτό το πρόβλημα.Κάθε μεμονωμένος προμηθευτής αντιπροσωπεύεται συνήθως σε ένα βιβλίο από το δικό του λογαριασμό, ο οποίος καταγράφει τις αγορές που πραγματοποιούνται, τυχόν πληρωμές που έχει κάνει η επιχείρηση για αυτές τις αγορές και το οφειλόμενο υπόλοιπο που οφείλεται στον προμηθευτή.Το Ledger αγοράς τους με κανονικό τρόπο για να παρακολουθήσει στενά πόσα χρήματα οφείλονται στους πιστωτές.Επιπλέον, είναι απαραίτητο ένα σύστημα για την καταγραφή που είναι εύκολο να ακολουθήσετε, ώστε η σύγχυση να μην οδηγήσει στην πληρωμή πολύ λίγων ή ακόμα και πάρα πολύ για τους προμηθευτές σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την αρίθμηση κάθε αγοράς και πληρωμής έτσι ώστε να είναι εύκολο να εντοπιστούν και να εντοπιστούν. "Όλη αυτή η τήρηση αρχείων έχει γίνει πολύ ευκολότερη για τις επιχειρήσεις με τις προόδους που έγιναν στην τεχνολογία των υπολογιστών.Το λογισμικό είναι άμεσα διαθέσιμο που ουσιαστικά λειτουργεί ως ψηφιακό βιβλίο αγοράς, με πληρωμές και αγορές που καταγράφονται με μερικές απλές πληκτρολογήσεις.Ακόμη και αν μια επιχείρηση έχει μηχανογραφήσει τα αρχεία των πληρωμών και των αγορών, πρέπει ακόμα να φροντίσει να είναι επιμελής σχετικά με την ενημέρωση των καταχωρήσεων για να κρατήσει τα αρχεία της από το να γίνουν χρονολογούνται.