Sổ cái mua hàng là gì?

Một sổ cái mua hàng là một hồ sơ được lưu giữ bởi một doanh nghiệp cho mục đích kế toán của tất cả các khoản thanh toán được thực hiện và tiền hiện đang nợ các chủ nợ.Mục đích của việc này là để giữ các hồ sơ chính xác và nhận thức được số tiền được nợ tại bất kỳ thời điểm nào.Trong quá khứ, sổ cái mua đã được giữ bằng tay, nhưng bây giờ hầu hết các doanh nghiệp lớn sử dụng sổ cái trên máy vi tính để theo kịp hồ sơ của họ.Thông thường một sổ cái mua hàng để chứa các tài khoản riêng lẻ cho mỗi nhà cung cấp doanh nghiệp cùng với số dư nợ mỗi.Hằng ngày.Một doanh nghiệp mất theo dõi các phần và đi của các khoản tiền này có nguy cơ bị thu hẹp khi đến lúc phải thỏa mãn các khoản nợ của mình.Vì lý do này, một sổ cái mua được giữ với ý định cụ thể là theo dõi cả hai khoản thanh toán được thực hiện và số tiền nợ cho những người cung cấp cho doanh nghiệp hàng hóa và dịch vụ. Các doanh nghiệp thường tham gia vào mối quan hệ với các nhà cung cấp dựa trên tín dụng,Có nghĩa là không có khoản thanh toán nào thực sự thay đổi tại thời điểm mua hàng, nhưng tiền được nợ cho các nhà cung cấp sẽ được thanh toán vào một ngày sau đó.Biết bao nhiêu tiền nợ mỗi nhà cung cấp là một điều cần thiết và một sổ cái mua hàng giải quyết vấn đề này.Mỗi nhà cung cấp cá nhân thường được đại diện trong một sổ cái bởi tài khoản của chính mình, ghi lại các giao dịch mua hàng, bất kỳ khoản thanh toán nào mà doanh nghiệp đã thực hiện cho các giao dịch mua này và số dư chưa thanh toán cho nhà cung cấp.Sổ cái mua hàng của họ theo cách thường xuyên để theo dõi chặt chẽ về số tiền nợ của các chủ nợ.Ngoài ra, một hệ thống để ghi lại điều dễ theo dõi là cần thiết để sự nhầm lẫn không dẫn đến việc trả quá ít hoặc thậm chí quá nhiều cho các nhà cung cấp tại một thời điểm nhất định.Điều này có thể đạt được bằng cách đánh số mỗi lần mua và thanh toán để họ dễ dàng xác định vị trí và xác định. Tất cả việc lưu giữ hồ sơ này đã được thực hiện dễ dàng hơn nhiều cho các doanh nghiệp với những tiến bộ trong công nghệ máy tính.Phần mềm có sẵn, về cơ bản hoạt động như một sổ cái mua kỹ thuật số, với các khoản thanh toán và mua hàng được ghi lại chỉ với một vài tổ hợp phím đơn giản.Ngay cả khi một doanh nghiệp đã máy tính hóa hồ sơ thanh toán và mua hàng của mình, nó vẫn phải đảm bảo siêng năng trong việc cập nhật các mục để giữ cho hồ sơ của nó không bị ngày.