Comment rédiger une lettre de satisfaction client?

Une lettre de satisfaction du client devrait inclure des informations détaillées sur la situation et la résolution souhaitée, que ce soit une mention élogieuse pour un employé qui est allé au-delà, ou le remplacement d'un produit défectueux.Les lettres de rétroaction de cette nature doivent être concises, car le personnel peut avoir besoin de lire un grand nombre un jour donné.Il est également important de s'assurer de fournir des coordonnées afin que l'entreprise puisse répondre.

Si une expérience était positive ou négative, il aide à fournir autant d'informations que possible, y compris la date, l'heure et l'emplacement de l'événement.La lettre de satisfaction client doit également détailler la transaction qui s'est produite et nommer les membres du personnel impliqués, si possible.Toute autre information pertinente doit être incluse afin que l'entreprise ait un aperçu complet de ce qui s'est passé et de qui a été impliqué.

Dans le cas d'une lettre de grief où le désir est de se plaindre d'un problème et d'obtenir une résolution, elle peut aider à discuterCe qui a été fait à l'époque.Une lettre de satisfaction du client pourrait indiquer que le client a demandé de l'aide à un superviseur, par exemple, ou a souligné un problème avec une réparation défectueuse à la répartition et n'a pas reçu de réponse.une résolution est souhaitée.Il peut s'agir d'un remboursement, d'un bon, d'une réparation ou d'une autre résolution.La lettre de satisfaction du client ne doit pas être déraisonnable, mais devrait rendre les objectifs du client.Dans une situation où un client souhaite une compensation supplémentaire, comme le remplacement d'un composant électrique qui a échoué parce qu'un surtension n'a pas fonctionné correctement, le client devrait fournir des documents tels que les reçus pour sauvegarder cette affirmation.

Lorsqu'une lettre de satisfaction du client exprime du plaisir avec leNiveau de service, il peut être utile d'offrir un peu d'informations sur les raisons pour lesquelles le client est satisfait.Ces commentaires peuvent être relayés à l'employé, et il peut également être pris en compte dans la formation des employés et les politiques de l'entreprise.Si, par exemple, un préposé à la cabine a rendu un vol d'avion particulièrement agréable, il peut aider à savoir pourquoi, afin que la compagnie aérienne puisse recommander que d'autres agents de bord emboîtent le pas.

À la fin de la lettre de satisfaction client, l'écrivain peut inclure le contactinformation.Si des copies sont envoyées à quelqu'un d'autre, cela peut être noté avec un CC: et les coordonnées d'autres destinataires.Il est conseillé de relire la lettre pour toute erreur avant l'envoi, et il aide à maintenir la langue neutre, car les entreprises peuvent ignorer les plaintes abusives ou agressives.