Hvordan skriver jeg et kundetilfredshedsbrev?

Et kundetilfredshedsbrev skal indeholde detaljerede oplysninger om situationen og den ønskede beslutning, hvad enten det er en ros for en medarbejder, der gik ud over eller udskiftning af et defekt produkt.Feedbackbrev af denne art bør være kortfattet, da personale muligvis skal læse gennem et stort antal på en given dag.Det er også vigtigt at sørge for at give kontaktoplysninger, så virksomheden kan svare.

Uanset om en oplevelse var positiv eller negativ, hjælper det med at give så meget information som muligt inklusive dato, tid og placering af begivenheden.Kundetilfredshedsbrevet skal også detaljerede den transaktion, der fandt sted, og navngive de involverede medarbejdere, hvis det er muligt.Enhver anden relevant information skal inkluderes, så virksomheden har et komplet overblik over, hvad der skete, og hvem der var involveret.

I tilfælde af et klagebrev, hvor ønsket er at klage over et problem og få en beslutning, kan det hjælpe med at diskutereHvad der blev gjort på det tidspunkt.Et kundetilfredshedsbrev kunne indikere, at kunden bad en vejleder om hjælp, for eksempel eller påpegede et problem med en mangelfuld reparation på reparationspersonen og ikke modtog et svar.Hvis brevskriveren kontaktede nogen anden i virksomheden og ikke fik et tilfredsstillende resultat, bør dette også diskuteres.

Når oplysningerne er lagt i et til to afsnit, kan brevskribenten omfatte et afsnit for at diskutere, hvilken slagsDer ønskes opløsning.Dette kan være en refusion, en voucher, en reparation eller en anden beslutning.Kundetilfredshedsbrevet bør ikke være urimeligt, men bør gøre kundens mål klare.I en situation, hvor en kunde ønsker yderligere kompensation, som udskiftning af en elektrisk komponent, der mislykkedes, fordi en overspændingsbeskytter ikke fungerede korrekt, skal kunden give dokumentation som kvitteringer til sikkerhedskopiering af denne påstand.

Når et kundetilfredshedsbrev udtrykker glæde med detServiceniveau, det kan være nyttigt at tilbyde en lille smule information om, hvorfor kunden er tilfreds.Denne feedback kan videresendes til medarbejderen, og den kan også tages i betragtning i medarbejderuddannelse og virksomhedspolitikker.Hvis for eksempel en hytte, der ledsager en flyflyvning især underholdende, kan det hjælpe med at vide hvorfor, så flyselskabet kan anbefale, at andre flyvende følger efter.

I slutningen af kundetilfredshedsbrevet kan forfatteren inkludere kontaktInformation.Hvis kopier sendes til nogen anden, kan dette bemærkes med en CC: og kontaktoplysninger fra andre modtagere.Det tilrådes at læse brevet igen for eventuelle fejl, før de sender, og det hjælper med at holde sproget neutral, da virksomheder kan se bort fra voldelige eller aggressive klager.