Hvordan skriver jeg et kundetilfredshetsbrev?

Et kundetilfredshetsbrev skal inneholde detaljert informasjon om situasjonen og ønsket oppløsning, enten det er en ros for en ansatt som gikk utover, eller erstatning av et mangelfullt produkt.Tilbakemeldingsbrev av denne art bør være kortfattede, ettersom personell kan trenge å lese gjennom et stort antall på en gitt dag.Det er også viktig å sørge for å gi kontaktinformasjon slik at selskapet kan svare.

Enten en opplevelse var positiv eller negativ, hjelper det å gi så mye informasjon som mulig, inkludert datoen, tid og plassering av arrangementet.Kundetilfredshetsbrevet skal også detaljere transaksjonen som skjedde, og navngi de ansatte som er involvert, hvis mulig.All annen relevant informasjon bør inkluderes slik at selskapet har en fullstendig oversikt over hva som skjedde og hvem som var involvert.

I tilfelle av et klagebrev der ønsket er å klage på et spørsmål og få en løsning, kan det bidra til å diskuterehva som ble gjort den gangen.Et kundetilfredshetsbrev kan indikere at kunden ba en veileder om hjelp, for eksempel, eller påpekte et problem med en mangelfull reparasjon til reparasjonspersonen og ikke fikk svar.Oppløsningen er ønsket.Dette kan være refusjon, en kupong, en reparasjon eller en annen resolusjon.Kundetilfredshetsbrevet skal ikke være urimelig, men bør gjøre kundenes mål klare.I en situasjon der en kunde ønsker ytterligere kompensasjon, som erstatning av en elektrisk komponent som mislyktes fordi en overspenningsbeskytter ikke fungerte riktig, skulle kunden gi dokumentasjon som kvitteringer for å sikkerhetskopiere det kravet.

Når et kundetilfredshetsbrev uttrykker glede med denTjenestenivå, det kan være nyttig å tilby litt informasjon om hvorfor kunden er fornøyd.Denne tilbakemeldingen kan videresendes til den ansatte, og den kan også tas i betraktning i ansattes opplæring og selskapets retningslinjer.Hvis for eksempel en kabinleder gjorde en flyfly som er spesielt hyggelig, kan det hjelpe å vite hvorfor, så flyselskapet kan anbefale at andre flyvertinner følger etter.

På slutten av kundetilfredshetsbrevet, kan forfatteren inkludere kontaktinformasjon.Hvis kopier blir sendt til noen andre, kan dette bemerkes med en CC: og kontaktinformasjon fra andre mottakere.Det anbefales å lese brevet på nytt for eventuelle feil før du sender, og det hjelper til med å holde språket nøytralt, ettersom selskaper kan se bort fra voldelige eller aggressive klager.