Hur skriver jag ett kundnöjdhetsbrev?

Ett kundnöjdhetsbrev bör innehålla detaljerad information om situationen och den önskade resolutionen, vare sig det är en beröm för en anställd som gick utöver eller utbyte av en defekt produkt.Feedback -bokstäver av denna art bör vara kortfattade, eftersom personal kan behöva läsa igenom ett stort antal på en given dag.Det är också viktigt att se till att tillhandahålla kontaktinformation så att företaget kan svara.

Om en upplevelse var positiv eller negativ hjälper det att ge så mycket information som möjligt inklusive datum, tid och plats för evenemanget.Kundtillfredsställelsebrevet bör också beskriva transaktionen som inträffade och namnge de inblandade personalen om möjligt.All annan relevant information bör inkluderas så att företaget har en fullständig översikt över vad som hände och vem som var inblandad.

När det gäller ett klagomål där önskan är att klaga på en fråga och få en resolution kan det hjälpa till att diskuteravad som gjordes vid den tiden.Ett kundnöjdhetsbrev kan indikera att kunden bad en handledare om till exempel hjälp eller påpekade ett problem med en defekt reparation av reparationspersonen och inte fick ett svar.Om brevförfattaren kontaktade någon annan på företaget och inte fick ett tillfredsställande resultat, bör detta också diskuteras.

När informationen har lagts ut i en till två stycken kan brevförfattaren inkludera ett stycke för att diskutera vilken typ avUpplösning önskas.Detta kan vara en återbetalning, en kupong, en reparation eller en annan resolution.Kundtillfredsställelsebrevet bör inte vara orimligt, men bör göra kundens mål tydliga.I en situation där en kund vill ha ytterligare kompensation, som att ersätta en elektrisk komponent som misslyckades eftersom en överspänningsskydd inte fungerade korrekt, bör kunden tillhandahålla dokumentation som kvitton för att säkerhetskopiera detta påstående.

När ett kundtillfredsställelsebrev uttrycker nöje medTjänstnivå kan det vara bra att erbjuda lite information om varför kunden är nöjd.Denna feedback kan vidarebefordras till den anställda, och den kan också beaktas i anställdas utbildning och företagspolicy.Om till exempel en kabinskötare gjorde en flygplan särskilt rolig, kan det hjälpa till att veta varför, så att flygbolaget kan rekommendera att andra flygvärdar följer efter.

I slutet av kundnöjdhetsbrevet kan författaren inkludera kontaktinformation.Om kopior skickas till någon annan kan detta noteras med en CC: och kontaktinformationen för andra mottagare.Det är tillrådligt att läsa om brevet för eventuella fel innan det skickas, och det hjälper till att hålla språket neutralt, eftersom företag kan bortse från missbrukande eller aggressiva klagomål.