Qu'est-ce qu'une demande d'informations?

La demande d'informations, ou RFI, est une stratégie commerciale courante conçue pour permettre aux clients potentiels de collecter des données concernant les services et le soutien offerts par différents fournisseurs potentiels.Le format exact du document variera, en fonction du type et de la profondeur d'informations que le client souhaite obtenir.Souvent, une demande d'informations est un document de question et de réponse simple qui nécessite des réponses très simples, permettant au client de soumettre la demande à plusieurs fournisseurs et de comparer facilement les réponses.

Bien que la demande d'informations partage certaines caractéristiques avec la demande de proposition ou de DP, les clients ont tendance à utiliser le RFI comme moyen de collecter des données de base en préparation pour décider quels fournisseurs seront sélectionnés pour recevoir une invitation à soumettre une proposition formelle.Le RFI typique ne fournit pas grand-chose en termes de contexte sur le client et a tendance à se concentrer davantage sur les pratiques commerciales générales, la gamme de biens et services disponibles auprès du fournisseur, et parfois des prix publiés standard.En revanche, la DP va généralement au-delà de ces informations de base, en fournissant des données supplémentaires sur le client, en demandant des prix en fonction de l'utilisation du volume et en invitant les fournisseurs à répondre avec des solutions à des besoins spécifiques du client.

Dans ce point de vue, la demande d'informations peut être considérée comme un moyen de collecter des informations qui sont ensuite évaluées et utilisées pour déterminer l'étape suivante du processus.Si l'idée est éventuellement de rechercher des fournisseurs pour la création d'un arrangement contractuel à long terme, le client peut envoyer le RFI à plusieurs entreprises qui offrent les produits de base souhaités.Une fois toutes les réponses reçues, le client compare ensuite les avantages de chaque réponse, terminant finalement la liste des candidats RFP à quelques-uns.À ce stade, les fournisseurs qui ont réussi à passer par cette étape préliminaire sont invités à soumettre une proposition, en utilisant généralement une demande et un format spécifié fourni par le client potentiel.

Une demande d'informations peut également être utilisée comme processus métier de base pour évaluer les fournisseurs potentiels en cas de pratique des fournisseurs potentiels lorsqu'aucun accord contractuel à long terme n'est pratique.Dans ce scénario, le RFI a pour objectif d'identifier les fournisseurs qui offrent le prix standard le plus compétitif pour les biens et services dont le client peut avoir besoin de temps à autre.Par exemple, une entreprise locale peut envoyer un RFI à tous les magasins de fournitures de bureaux locaux pour découvrir lequel a le prix le plus bas sur les fournitures de bureau générales, lesquelles offrent des remises en volume si une commande est supérieure à un certain montant, etqui livre des commandes avec ou sans frais de livraison.Les données sont conservées dans le dossier, permettant aux petites entreprises de prendre des décisions sur lesquelles acheter des fournitures de bureau lorsque le besoin s'en fait être.