Que fait un commis de dossiers public?

Un commis de dossiers public maintient les dossiers et les dossiers du gouvernement ou des agences publiques.Elle peut être chargée de documents pour une petite communauté locale ou pour une région ou des environs plus grande.Dans certains postes, le greffier peut également être responsable de l'enregistrement de nouvelles informations qui font partie de la base de données du bureau.

Les responsabilités de cet emploi varient en fonction de l'emplacement géographique du Bureau des archives publiques.Les dossiers publics sont définis et organisés différemment dans chaque pays et juridiction.Certaines organisations publiques enregistrent et n'arrivent que des informations personnelles, telles que les certificats de naissance et de décès, les licences de mariage et de syndicat civil et les décrets de divorce.D'autres se concentrent sur la collecte d'informations sur les ventes ou le transfert de terres et de biens immobiliers, les districts de zonage, l'utilisation publique des terres et les données démographiques générales.Dans certains cas, une agence peut gérer tous les documents publics.

Pendant de nombreuses années, un commis de dossiers public était généralement tenu de collecter et de maintenir des fichiers de copie papier de tous les enregistrements et documents.Dans les années 80, de nombreux enregistrements ont été transférés en microfiche pour faciliter le stockage et l'accès.Environ une décennie plus tard, le stockage du disque dur informatique a remplacé la microfiche comme système préféré pour stocker et protéger les documents publics.Sur la base de ces avancées, le travail d'un commis de dossiers public a évolué.On s'attend maintenant à ce qu'elle ait des compétences informatiques pour enregistrer, accéder et diffuser des informations.Dans certains cas, les fichiers sur microfiche et papier sont toujours en train d'être transférés dans une base de données informatique.Cela fait généralement partie de son travail.

, un employé des dossiers publics est souvent tenu d'aider les gens à y accéder.Cela l'oblige souvent à fournir une assistance téléphonique ou par e-mail.Dans certains cas, elle devrait percevoir des frais pour des copies des documents demandés en ligne ou par courrier. Bien que le terme dossiers publics implique que les informations qui y contiennent soient facilement accessibles au grand public, ce n'est pas généralement le cas.Les règles régissant les enregistrements sont disponibles pour le grand public varient selon la région.Un commis aux dossiers public devrait généralement être bien informé dont les dossiers sont disponibles pour un examen public et lesquels ne peuvent être consultés que par ceux qui ont des assignations ou des jugements permettant leur libération.ou équivalent.Les connaissances ou l'expérience en technologie informatique sont souvent préférées.De bonnes compétences en relations publiques sont généralement requises, ainsi qu'une solide expérience dans le dossier et la maintenance des enregistrements.L'expérience professionnelle dans les relations avec la clientèle ou le soutien administratif est requise par certains employeurs.