Co robi publiczny urzędnik rekordów?

Urzędnik rejestrów publicznych prowadzi akta i zapisy rządowych lub publicznych.Może być odpowiedzialna za dokumenty dla małej społeczności lokalnej lub większego regionu lub okolicy.Na niektórych stanowiskach urzędnik może być również odpowiedzialny za rejestrowanie nowych informacji, które stają się częścią bazy danych Biura.

Obowiązki tego zadania różnią się w zależności od lokalizacji geograficznej biura dokumentacji publicznej.Dokumenty publiczne są definiowane i organizowane inaczej w każdym kraju i jurysdykcji.Niektóre organizacje publiczne odnotowują i archiwizują tylko dane osobowe, takie jak akty narodzin i zgonu, licencje małżeńskie i cywilne oraz dekrety rozwodowe.Inni koncentrują się na gromadzeniu informacji o sprzedaży lub przeniesieniu gruntów i nieruchomości, dzielnicach strefowych, publicznym użytkowaniu gruntów i ogólnej demografii.W niektórych przypadkach jedna agencja może obsługiwać wszystkie dokumenty publiczne.

Przez wiele lat publiczny urzędnik rekordów był ogólnie zobowiązany do gromadzenia i utrzymywania plików papierowych wszystkich rekordów i dokumentów.W latach 80. wiele rekordów zostało przeniesionych do mikroficzów, aby ułatwić przechowywanie i dostęp.Około dekady później komputerowy przechowywanie dysku twardego zastąpił mikroficz jako preferowany system przechowywania i ochrony rekordów publicznych.W oparciu o te postępy ewoluowało praca publicznego urzędnika do rejestrów.Oczekuje się, że ma teraz umiejętności komputerowe do rejestrowania, dostępu i rozpowszechniania informacji.W niektórych przypadkach pliki na mikroficzach i papierach wciąż są w trakcie przesyłania do komputerowej bazy danych.Zwykle jest to również część jej pracy.

Ponieważ wiele dokumentacji publicznych jest dostępnych online, publiczny urzędnik rekordów jest często zobowiązany do pomocy osobom w dostępie do nich.Często wymaga to od niej zapewnienia wsparcia telefonicznego lub e-mail.W niektórych przypadkach oczekuje się, że pobiera opłaty za kopie dokumentów wymaganych online lub pocztą.

Chociaż termin publiczny zapisy implikuje informacje zawarte w nich ogół społeczeństwa, tak zwykle nie jest.Zasady regulujące dane są dostępne dla ogółu społeczeństwa, różnią się w zależności od regionu.Oczekuje się, że publiczny urzędnik rekordów ma być kompetentny, o której zapisy są dostępne do kontroli publicznej i które mogą być oglądane tylko przez osoby z wezwaniem do wezwania lub wyroku zezwalające na ich wydanie.

Stanowisko jako urzędnik z rejestrów publicznych zwykle wymaga dyplomu szkoły średniejlub odpowiednik.Często preferowana jest wiedza lub doświadczenie w technologii komputerowej.Zasadniczo wymagane są dobre umiejętności public relations, a także silne doświadczenie w konserwacji plików i rekordów.Doświadczenie zawodowe w relacjach klientów lub wsparcie administracyjne są wymagane przez niektórych pracodawców.