Qu'est-ce qu'un classeur électronique?

Un classeur électronique peut être soit une référence métaphorique à un système de stockage de documents et d'autres informations sur un support électronique tel qu'un disque dur informatique, ou il peut se référer à un logiciel réel qui aide à créer et à maintenir des enregistrements électroniques.Plusieurs fois, un classeur électronique est appelé un moyen de stocker numériquement des documents physiques pour augmenter l'efficacité de la recherche des documents ou pour minimiser l'espace nécessaire aux enregistrements physiques.L'utilisation d'un système de dépôt électronique peut permettre à plusieurs utilisateurs d'accéder simultanément à des informations sans encombrer devant un armoire à fichiers physiques et peut également rendre les informations qu'il contient à distance via les connexions réseau.

Il n'y a pas une seule définition de ce qu'une armoire électronique de fichiers électroniquesest en fait;Au lieu de cela, le terme se réfère généralement à l'utilisation de stockage électronique d'une manière qui se rapproche d'un classeur physique.À un niveau très basique, un seul répertoire sur un disque dur informatique qui contient certains documents ou autres fichiers est techniquement un armoire électronique, car les fichiers sont séparés, indexés et parfois consultables via les fonctionnalités du système d'exploitation.Un système de classement électronique très avancé pourrait utiliser un système de gestion de base de données relationnel (RDBM), permettant essentiellement aux utilisateurs de classer chaque élément d'information dans un cadre qui peut ensuite rechercher ou rappeler les informations de manière spécifique.

Il existe de nombreuses options disponibles disponibles.Lorsque vous utilisez un classeur électronique qu'une armoire physique ne peut pas fournir.L'ensemble du classeur, selon sa taille, peut être copié sur un appareil numérique ou un disque compact (CD), ce qui lui permet d'être sauvegardé, transféré ou transporté facilement.Il peut également être mis à disposition via un réseau afin que plusieurs utilisateurs puissent y accéder quel que soit le lieu.Les informations dans le système de dépôt électronique peuvent être protégées par mot de passe ou cryptées pour une sécurité supplémentaire.Dans certains cas, les documents dans un système électronique peuvent facilement être recherchés certains mots clés, ce qui facilite la localisation des informations qu'avec une armoire physique.

Certaines applications qui tentent de fournir un système de gestion complet pour les informations et les documents peuvent êtreappelé logiciel de classement électronique.Ceux-ci incluent souvent des fonctionnalités de base de données et des options pour l'accès au réseau ou la génération de rapports.Dans certains cas, des ensembles de documents entiers peuvent être indexés par une application afin qu'ils soient facilement parus via une interface utilisateur graphique (GUI).

Parfois, certains problèmes peuvent survenir autour de l'utilisation d'un classeur électronique.La première est que, si les informations sont récupérées à partir de sources en ligne, il pourrait y avoir des problèmes de droit d'auteur impliqués dans le stockage des documents sans l'autorisation des auteurs.Un autre problème, en particulier dans les domaines qui ont de solides lois sur la confidentialité, est qu'un système de classeur électronique de base pourrait ne pas fournir tous les points de sécurité et de confidentialité, ce qui signifie qu'un type de système de dossiers électroniques plus intensif et spécifique à l'industrie pourrait avoirêtre utilisé pour les données sensibles.