Vad är ett elektroniskt filskåp?

Ett elektroniskt filskåp kan antingen vara en metaforisk hänvisning till ett system med lagring av dokument och annan information om ett elektroniskt medium, t.ex. en datorhårddisk, eller det kan hänvisa till en verklig mjukvara som hjälper till att skapa och underhålla elektroniska poster.Många gånger kallas ett elektroniskt filskåp som ett sätt att lagra fysiska dokument för att öka effektiviteten i att hitta dokumenten eller för att minimera det utrymme som behövs för de fysiska posterna.Att använda ett elektroniskt arkiveringssystem kan göra det möjligt för flera användare att komma åt information samtidigt utan trängsel framför ett fysiskt filskåp och kan också göra den information som den innehåller tillgänglig på distans genom nätverksanslutningar.

Det finns ingen enda definition av vad ett elektroniskt filskåpfaktiskt är;Istället hänvisar termen i allmänhet till att använda elektronisk lagring på ett sätt som approximerar ett fysiskt filskåp.På en mycket grundläggande nivå är en enda katalog på en datorhårddisk som innehåller vissa dokument eller andra filer tekniskt ett elektroniskt filskåp, eftersom filerna är separata, indexerade och ibland sökbara genom funktioner i operativsystemet.Ett mycket avancerat elektroniskt arkiveringssystem kan använda ett relationellt databashanteringssystem (RDBMS), vilket i huvudsak tillåter användarna att kategorisera varje information inom en ram som sedan kan söka eller återkalla informationen på ett specifikt sätt.

Det finns många alternativ tillgängligaNär du använder ett elektroniskt filskåp som ett fysiskt skåp inte kan tillhandahålla.Hela arkiveringsskåpet, beroende på dess storlek, kan kopieras på en digital enhet eller kompakt disk (CD), vilket gör att den kan säkerhetskopieras, överföras eller transporteras enkelt.Det kan också göras tillgängligt via ett nätverk så att flera användare kan komma åt det oavsett plats.Information inom det elektroniska arkiveringssystemet kan skyddas lösenord eller krypteras för extra säkerhet.I vissa fall kan dokument inom ett elektroniskt system enkelt söka efter vissa nyckelord, vilket gör lite information lättare att hitta än det skulle vara med ett fysiskt skåp.

Vissa applikationer som försöker tillhandahålla ett komplett hanteringssystem för information och dokument kan varaKallas elektronisk filskåpsprogramvara.Dessa inkluderar ofta databasliknande funktioner och alternativ för generering av nätverksåtkomst eller rapporter.I vissa fall kan hela uppsättningar av dokument indexeras genom en applikation så att de lätt granskas genom ett grafiskt användargränssnitt (GUI).

Ibland kan vissa problem uppstå kring användningen av ett elektroniskt filskåp.Den ena är att om informationen hämtas från onlinekällor, kan det finnas upphovsrättsfrågor som är involverade i lagring av dokumenten utan författarnas tillstånd.En annan fråga, särskilt inom områden som har starka sekretesslagar, är att ett grundläggande elektroniskt filskåpssystem kanske inte tillhandahåller alla punkter för säkerhet och integritet som är mandat, vilket innebär en mer intensiv, branschspecifik typ av elektroniska poster kan behöva behövaanvändas för känslig data.