Wat is een elektronische bestandskast?

Een elektronische bestandskast kan een metaforische verwijzing zijn naar een systeem van het opslaan van documenten en andere informatie op een elektronisch medium, zoals een computer met een computer, of het kan verwijzen naar een echt stuk software dat helpt bij het maken en onderhouden van elektronische dossiers.Vaak wordt een elektronische bestandskast een manier genoemd om fysieke documenten digitaal op te slaan om de efficiëntie van het vinden van de documenten te vergroten of om de ruimte te minimaliseren die nodig is voor de fysieke gegevens.Door een elektronisch archiveringssysteem te gebruiken, kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd toegang krijgen tot informatie zonder te drukken voor een fysieke bestandskast en kan ook de informatie maken die het bevat op afstand beschikbaar via netwerkverbindingen.

Er is geen enkele definitie van wat een elektronische bestandskastis eigenlijk;In plaats daarvan verwijst de term in het algemeen naar het gebruik van elektronische opslag op een manier die een fysieke bestandskast benadert.Op een zeer basisniveau is een enkele map op een computer met een computer die sommige documenten of andere bestanden bevat, technisch gezien een elektronische bestandskast, omdat de bestanden gescheiden, geïndexeerd en soms doorzoekbaar zijn door de kenmerken van het besturingssysteem.Een zeer geavanceerd elektronisch archiefsysteem zou een relationeel databasebeheersysteem (RDBMS) kunnen gebruiken, waardoor de gebruikers in wezen elk stukje informatie in een framework kunnen categoriseren dat vervolgens op een specifieke manier kan zoeken of de informatie kunnen ophalen.

Er zijn veel opties beschikbaar.Bij het gebruik van een elektronische bestandskast die een fysieke kast niet kan bieden.De gehele archiefkast, afhankelijk van de grootte, kan worden gekopieerd op een digitaal apparaat of compacte schijf (CD), waardoor het kan worden geback -up, overgedragen of gemakkelijk rondgedragen.Het kan ook beschikbaar worden gesteld via een netwerk, zodat meerdere gebruikers er toegang toe hebben, ongeacht de locatie.Informatie binnen het elektronische archiefsysteem kan een wachtwoord worden beveiligd of gecodeerd voor extra beveiliging.In sommige gevallen kunnen documenten binnen een elektronisch systeem eenvoudig worden gezocht naar bepaalde zoekwoorden, waardoor sommige informatie gemakkelijker te vinden is dan met een fysieke kast.

Sommige toepassingen die proberen een compleet managementsysteem te bieden voor informatie en documenten kunnen zijngenaamd elektronische software voor de kabinet.Deze omvatten vaak database-achtige functies en opties voor netwerktoegang of het genereren van rapporten.In sommige gevallen kunnen hele sets documenten worden geïndexeerd door een applicatie, zodat ze eenvoudig worden doorgenomen via een grafische gebruikersinterface (GUI).

Af en toe kunnen sommige problemen ontstaan rond het gebruik van een elektronische bestandskast.Een daarvan is dat, als de informatie uit online bronnen wordt opgehaald, er mogelijkheden voor auteursrechten zijn betrokken bij het opslaan van de documenten zonder toestemming van de auteurs.Een ander probleem, vooral in gebieden met sterke privacywetten, is dat een basis elektronisch bestandskastsysteem mogelijk niet alle beveiligingspunten en privacy biedtworden gebruikt voor gevoelige gegevens.