Was ist ein elektronischer Aktenschrank?

Ein elektronischer Dateischrank kann entweder ein metaphorischer Verweis auf ein System des Speichers von Dokumenten und anderen Informationen zu einem elektronischen Medium wie einer Computerfestplatte sein, oder es kann auf eine tatsächliche Software verweisen, die beim Erstellen und Wartung elektronischer Datensätze unterstützt.Oft wird ein elektronischer Aktenschrank bezeichnet, um physische Dokumente digital zu speichern, um die Effizienz des Findens der Dokumente zu erhöhen oder den für die physischen Aufzeichnungen benötigten Platz zu minimieren.Durch die Verwendung eines elektronischen Anmeldesystems können mehrere Benutzer gleichzeitig auf Informationen zugreifen, ohne sich vor einem physischen Dateischrank zu überschneiden, und können auch die Informationen über Netzwerkverbindungen aus der Ferne erstellen.

Es gibt keine einzige Definition dessen, was ein elektronischer Dateischrankeigentlich ist;Stattdessen bezieht sich der Begriff im Allgemeinen auf die Verwendung elektronischer Speicher auf eine Weise, die sich einem physischen Aktenschrank annähert.Auf einer sehr grundlegenden Ebene ist ein einzelnes Verzeichnis auf einer Computerfestplatte, das einige Dokumente oder andere Dateien enthält, technisch gesehen ein elektronischer Dateischrank, da die Dateien durch die Funktionen des Betriebssystems getrennt, indiziert und manchmal durchsucht werden können.Ein sehr erweitertes elektronisches Einreichungssystem könnte ein relationales Datenbankverwaltungssystem (RDBMS) verwenden, mit dem die Benutzer jede Informationen in einem Framework kategorisieren können, das dann die Informationen auf eine bestimmte Weise durchsuchen oder abrufen kann.Bei Verwendung eines elektronischen Aktenschranks, den ein physischer Schrank nicht bereitstellen kann.Das gesamte Aktenschrank kann je nach Größe auf ein digitales Gerät oder eine Kompaktdisk (CD) kopiert werden, sodass es leicht gesichert, übertragen oder mitgetragen werden kann.Es kann auch über ein Netzwerk zur Verfügung gestellt werden, damit mehrere Benutzer unabhängig vom Standort darauf zugreifen können.Informationen innerhalb des elektronischen Anmeldesystems können für zusätzliche Sicherheit kennwortgeschützt oder verschlüsselt werden.In einigen Fällen können Dokumente innerhalb eines elektronischen Systems problemlos nach bestimmten Schlüsselwörtern gesucht werden, sodass einige Informationen einfacher zu finden sind als mit einem physischen Schrank.

Einige Anwendungen, die versuchen, ein vollständiges Managementsystem für Informationen und Dokumente bereitzustellen, können seinElectronic File Cabinet Software genannt.Diese enthalten häufig datenbankähnliche Funktionen und Optionen für den Netzwerkzugriff oder die Berichte der Generierung.In einigen Fällen können ganze Sätze von Dokumenten durch eine Anwendung indiziert werden, sodass sie leicht durch eine grafische Benutzeroberfläche (GUI) durchsehen können.

Gelegentlich können einige Probleme in Bezug auf die Verwendung eines elektronischen Dateischranks auftreten.Eine davon ist, dass, wenn die Informationen aus Online -Quellen abgerufen werden, möglicherweise Urheberrechtsprobleme mit der Speicherung der Dokumente ohne Erlaubnis der Autoren einbeziehen.Ein weiteres Problem, insbesondere in Bereichen mit starken Datenschutzgesetzen, besteht darin, dass ein grundlegendes elektronisches Filekabinettssystem möglicherweise nicht alle Sicherheits- und Datenschutzpunkte bereitstellt, die vorgeschrieben sind, was eine intensivere, branchenspezifischere Art von elektronischen Aufzeichnungssystemen bedeutetfür empfindliche Daten verwendet werden.