Bagaimana cara menjadi pegawai file?

Untuk menjadi petugas file, Anda biasanya perlu mendapatkan pekerjaan di kantor sehingga Anda dapat dilatih dalam penggunaan dan pengelolaan sistem pengarsipannya.Sebagai aturan umum, petugas file mempelajari pekerjaan mereka melalui pekerjaan mereka, meskipun perubahan teknologi mungkin mengharuskan Anda mempelajari berbagai jenis perangkat lunak komputer serta berbagai metode untuk menyimpan dan mengambil informasi terkait.Anda juga dapat memperoleh manfaat dari mengambil kursus dalam teknologi kantor serta kursus yang dapat meningkatkan pemahaman Anda tentang industri tempat Anda bekerja.Dalam beberapa kasus, Anda akan diharapkan untuk mempertahankan standar kerahasiaan yang tinggi dan untuk menegakkan protokol keamanan.

Mengingat proliferasi sistem komputer di banyak kantor, kesempatan untuk bekerja dengan file-file hard-copy mungkin menurun di banyak bidang.Sementara beberapa perusahaan dan kantor dapat menyimpan beberapa catatan hard copy, banyak yang mentransfer catatan kertas mereka ke media digital.Jika Anda ingin menjadi petugas file di kantor seperti itu, Anda biasanya perlu menunjukkan kemampuan untuk memindai dokumen dan mengelolanya sedemikian rupa sehingga mereka dapat dengan mudah ditemukan.Anda mungkin juga membutuhkan pengalaman dalam pelatihan dalam pengelolaan database.

Banyak sekolah menengah, sekolah perdagangan, dan perguruan tinggi komunitas menawarkan pelatihan dalam administrasi kantor.Meskipun Anda mungkin tidak perlu menyelesaikan gelar atau sertifikat dari salah satu program ini untuk menjadi petugas file, beberapa pengusaha mungkin terlihat baik pada Anda memiliki pendidikan formal di bidang ini.Selain pelatihan dalam berbagai tugas klerikal, akrab dengan kosakata industri di mana majikan Anda beroperasi dapat sangat membantu dalam pengembangan sistem pengarsipan dan penyimpanan informasi yang kohesif.Anda mungkin tidak diminta untuk benar -benar merancang sistem seperti itu, tetapi memiliki pengetahuan yang baik tentang informasi yang Anda simpan dapat membantu Anda dengan lebih efektif memberi label dan mengambil informasi di kemudian hari.

Dalam banyak kasus, file menyimpan informasi sensitif.Jika Anda bekerja sebagai pegawai file medis, misalnya, file yang Anda kelola mungkin berisi informasi medis yang sensitif.Demikian pula, file di kantor hukum dapat berisi materi yang sangat sensitif tentang kehidupan pribadi, hukum, dan finansial klien.Untuk alasan ini, banyak pengusaha mungkin bersikeras bahwa Anda lulus pemeriksaan latar belakang sebelum Anda menjadi pegawai file di kantor mereka.Selain itu, Anda mungkin diminta untuk menjalani pelatihan dalam masalah kerahasiaan, serta dalam penanganan dan pembuangan file yang tepat untuk melindungi informasi yang dikandungnya.