Làm thế nào để tôi trở thành một nhân viên tập tin?

Để trở thành một nhân viên bán tệp, thông thường bạn sẽ cần phải có một công việc làm việc trong một văn phòng để bạn có thể được đào tạo về việc sử dụng và quản lý hệ thống nộp đơn của nó.Theo nguyên tắc chung, các thư ký tệp học công việc của họ thông qua việc làm của họ, mặc dù những thay đổi trong công nghệ có thể yêu cầu bạn học các loại phần mềm máy tính khác nhau cũng như các phương pháp lưu trữ và truy xuất thông tin thích hợp khác nhau.Bạn cũng có thể được hưởng lợi từ việc tham gia các khóa học trong công nghệ văn phòng cũng như các khóa học có thể cải thiện sự hiểu biết của bạn về ngành công nghiệp mà bạn làm việc.Trong một số trường hợp, bạn sẽ được duy trì các tiêu chuẩn bảo mật cao và thực thi các giao thức bảo mật.

Với sự phổ biến của các hệ thống máy tính trong nhiều văn phòng, cơ hội để làm việc với các tệp cứng có thể đang giảm trong nhiều lĩnh vực.Trong khi một số công ty và văn phòng có thể duy trì một số hồ sơ bản sao cứng, nhiều người đang chuyển hồ sơ giấy của họ sang phương tiện kỹ thuật số.Nếu bạn muốn trở thành một nhân viên tập tin trong một văn phòng như vậy, bạn thường sẽ cần chứng minh khả năng quét tài liệu và quản lý chúng để chúng có thể dễ dàng định vị.Bạn cũng có thể cần kinh nghiệm đào tạo về quản lý cơ sở dữ liệu. Nhiều trường trung học, trường thương mại và cao đẳng cộng đồng cung cấp đào tạo về quản trị văn phòng.Mặc dù bạn có thể không cần phải hoàn thành bằng cấp hoặc chứng chỉ từ một trong những chương trình này để trở thành nhân viên bán hàng, một số nhà tuyển dụng có thể tìm kiếm sự giáo dục chính thức của bạn trong các lĩnh vực này.Ngoài việc đào tạo các nhiệm vụ văn thư khác nhau, làm quen với từ vựng của ngành công nghiệp mà chủ nhân của bạn hoạt động có thể cực kỳ hữu ích trong việc phát triển hệ thống lưu trữ thông tin và nộp đơn.Bạn có thể không được yêu cầu thực sự thiết kế một hệ thống như vậy, nhưng có kiến thức tốt về thông tin mà bạn lưu trữ có thể giúp bạn dán nhãn hiệu quả hơn và truy xuất thông tin vào một ngày sau đó. Trong nhiều trường hợp, các tệp giữ thông tin nhạy cảm.Ví dụ, nếu bạn làm việc như một nhân viên tập tin y tế, các tệp bạn quản lý có thể chứa thông tin y tế nhạy cảm.Tương tự, các tập tin trong văn phòng luật có thể chứa các tài liệu cực kỳ nhạy cảm về cuộc sống cá nhân, pháp lý và tài chính của khách hàng.Vì lý do này, nhiều nhà tuyển dụng có thể nhấn mạnh rằng bạn vượt qua kiểm tra lý lịch trước khi bạn trở thành nhân viên bán hàng trong văn phòng của họ.Ngoài ra, bạn có thể được yêu cầu phải trải qua đào tạo về các vấn đề bảo mật, cũng như trong việc xử lý và xử lý các tệp thích hợp để bảo vệ thông tin mà chúng chứa.