Apa yang dilakukan petugas otomatisasi kantor?

Petugas Otomasi Kantor memastikan semua sistem otomatis yang vital untuk operasi kantor harian sedang berjalan.Dia umumnya diharuskan memiliki pengetahuan tentang sistem ini mengenai operasi, pemeliharaan, dan perbaikannya.Dalam hal terjadi kegagalan peralatan atau mesin, pendapat petugas otomatisasi kantor tentang apakah perbaikan atau penggantiannya lebih logis dan hemat biaya sering kali dinilai di atas pekerja klerikal lainnya.

Selain mesin dan peralatan pemantauan, pegawai otomatisasi kantor mungkin adadiharapkan untuk mengoperasikannya juga.Dia sering ditugaskan secara teratur menggunakan komputer, printer, dan pemindai.Dia mungkin diharapkan mahir dalam pengoperasian meter ongkos kirim, mesin faks, mesin fotokopi dan sistem telekomunikasi.Lebih disukai, pengetahuannya tentang sistem ini cukup luas baginya untuk mengajar orang lain tentang operasi yang tepat.

Di beberapa lingkungan bisnis, petugas otomatisasi kantor diharuskan untuk mengoperasikan dan memelihara peralatan lain, seperti perangkat pemantauan keamanan dan gerbang keamanan.Pekerjaannya mungkin memerlukan memeriksa dan memverifikasi kredensial vendor, kontraktor, dan pengunjung.Dalam atmosfer yang sangat aman, ia mungkin diminta untuk melakukan pemindaian tubuh dengan detektor logam genggam.

Karena pemeliharaan peralatan kantor dan operasi mungkin bukan pekerjaan penuh waktu di beberapa lingkungan, petugas biasanya melakukan berbagai tugas dukungan administratif.Pengetahuan umum dan keserbagunaan keterampilannya biasanya menjadikannya aset perusahaan yang berharga.Dia secara teratur mengapung di antara departemen untuk membantu proyek -proyek seiring memungkinkan waktu.

Tanggung jawab tambahan ini biasanya mencakup pemeliharaan dan pembaruan manual teknis dan publikasi.Dia juga diminta untuk membantu pengarsipan dan pengarsipan dokumen.Kadang -kadang, ia dapat dipanggil untuk membantu layanan pelanggan dan tugas penerimaan, seperti menjawab panggilan masuk dan menyapa pengunjung.Jika ia dianggap terampil dalam komunikasi tertulis, ia mungkin diminta untuk meninjau korespondensi untuk tata bahasa, tanda baca dan konten.

Ruang surat seringkali menggunakan bantuan petugas otomatisasi kantor.Kebijaksanaan dan penilaiannya umumnya dapat dipercaya untuk menentukan kerahasiaan surat yang masuk dan keluar.Dia mungkin diminta untuk memastikan surat ditangani dengan benar dan ongkos kirim yang tepat ditempelkan.Jika kurir luar digunakan, petugas otomatisasi kantor sering dipanggil untuk mengatur layanan dan menindaklanjuti pick-up dan pengiriman.biasanya merupakan prasyarat untuk dipertimbangkan.Pengalaman dalam operasi kantor sangat dihargai, seperti halnya bakat yang baik dalam operasi dan perbaikan mesin kantor.Pekerja dalam posisi ini mungkin mencari promosi ke spesialis otomatisasi kantor, posisi yang umumnya membayar gaji yang lebih tinggi dan dapat menawarkan lebih banyak tanggung jawab, tantangan, dan peluang untuk kemajuan.