Thư ký tự động hóa văn phòng làm gì?

Một thư ký tự động hóa văn phòng đảm bảo tất cả các hệ thống tự động quan trọng đối với các hoạt động văn phòng hàng ngày đang hoạt động.Ông thường được yêu cầu phải có kiến thức về các hệ thống này liên quan đến hoạt động, bảo trì và sửa chữa của họ.Trong trường hợp thiết bị hoặc lỗi máy, thư ký tự động hóa văn phòng về việc sửa chữa hay thay thế có hợp lý hơn và hiệu quả chi phí thường được đánh giá cao hơn các nhân viên văn thư khác. Ngoài các máy và thiết bị giám sát, một nhân viên tự động hóa văn phòng có thểDự kiến sẽ vận hành chúng là tốt.Anh ta thường thường xuyên được giao nhiệm vụ bằng máy tính, máy in và máy quét.Anh ta có thể được kỳ vọng sẽ thành thạo các đồng hồ bưu chính hoạt động, máy fax, máy photocopy và hệ thống viễn thông.Tốt hơn là, kiến thức của anh ta về các hệ thống này đủ rộng để anh ta hướng dẫn người khác hoạt động đúng. Trong một số môi trường kinh doanh, thư ký tự động hóa văn phòng được yêu cầu vận hành và duy trì các thiết bị khác, chẳng hạn như thiết bị giám sát bảo mật và cổng bảo mật.Công việc của anh ta có thể đòi hỏi phải kiểm tra và xác minh thông tin đăng nhập của các nhà cung cấp, nhà thầu và khách truy cập.Trong khí quyển đặc biệt an toàn, anh ta có thể được yêu cầu thực hiện quét cơ thể với máy dò kim loại cầm tay. Vì bảo trì và vận hành thiết bị văn phòng có thể không phải là một công việc toàn thời gian trong một số môi trường, nhân viên bán hàng thường thực hiện nhiều nhiệm vụ hỗ trợ hành chính.Kiến thức chung và tính linh hoạt của anh ấy về các kỹ năng thường khiến anh ấy trở thành một tài sản của công ty có giá trị.Ông thường xuyên nổi giữa các bộ phận để hỗ trợ các dự án theo thời gian cho phép.Ông cũng có thể được yêu cầu hỗ trợ nộp và lưu trữ tài liệu.Thỉnh thoảng, anh ta có thể được kêu gọi để giúp đỡ với các nhiệm vụ dịch vụ khách hàng và tiếp nhận, chẳng hạn như trả lời các cuộc gọi đến và chào hỏi khách truy cập.Nếu anh ta được coi là có kỹ năng trong giao tiếp bằng văn bản, anh ta có thể được yêu cầu xem xét thư từ về ngữ pháp, dấu câu và nội dung. Phòng thư thường sử dụng sự hỗ trợ của thư ký tự động hóa văn phòng.Sự quyết định và phán đoán của anh ta thường có thể được tin cậy để xác định tính bảo mật của thư đến và gửi đi.Anh ta có thể được yêu cầu đảm bảo thư được giải quyết đúng và bưu phí phù hợp được dán.Nếu sử dụng các giao thông viên bên ngoài, thư ký tự động hóa văn phòng thường được yêu cầu sắp xếp các dịch vụ và theo dõi các lần nhận và giao hàng.thường là điều kiện tiên quyết để xem xét.Kinh nghiệm trong các hoạt động văn phòng có giá trị cao, vì là một năng khiếu tốt trong hoạt động và sửa chữa máy văn phòng.Công nhân ở vị trí này có thể đang tìm kiếm một chương trình khuyến mãi lên chuyên gia tự động hóa văn phòng, một vị trí thường trả lương cao hơn và có thể cung cấp nhiều trách nhiệm, thách thức và cơ hội để tiến bộ hơn.