Come faccio a scegliere il miglior sistema di gestione delle attività?
La scelta del miglior sistema di gestione delle attività può essere piuttosto complicato, soprattutto perché ogni sistema è personalizzato per soddisfare le diverse esigenze.Per scegliere il miglior sistema, dovrai innanzitutto identificare quali esigenze vuoi che soddisfi e sviluppi un budget.Tieni presente che molte persone provano diversi sistemi prima di trovarne uno che gli piace.Se più persone utilizzeranno il sistema di gestione delle attività, assicurarsi che abbia capacità di comunicazione migliorate.Il miglior sistema può anche aiutarti a dare la priorità alle tue attività e, se necessario, integrerà la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) su una piattaforma.
Diversi sistemi di gestione delle attività soddisferanno diverse esigenze e sono disponibili per prezzi diversi.Alcuni hanno funzionalità di imaging di testo e file, applicazioni basate sul Web e/o la possibilità di dare priorità alle attività.Altri hanno funzionalità di sicurezza, che consentono a solo alcuni utenti di utilizzare determinate funzioni.Con così tante funzionalità diverse, è importante identificare quali funzioni richiederai in modo da poter scegliere il sistema più efficace.Scoprirai anche che lo sviluppo di un budget può aiutarti a restringere l'elenco dei sistemi disponibili tra cui scegliere.
Alcuni dei migliori sistemi di gestione delle attività disponibili hanno grandi capacità collaborative e di comunicazione.Gli utenti di questi tipi di sistemi sono in grado di comunicare tra loro più facilmente e se un manager sceglie di farlo, può tracciare le prestazioni degli utenti in modo in tempo reale.È anche saggio scegliere un sistema che consenta una facile collaborazione per ridurre i malintesi tra gli utenti.Ciò può aiutare a ridurre gli errori operativi delle compagnie e, in cambio, a migliorare i livelli di profitto delle organizzazioni.Questi tipi di sistemi aiutano anche il flusso di lavoro tra le grandi organizzazioni a essere perfezionate e rimanere sotto controllo.
Se hai bisogno di un sistema in grado di dare la priorità alle attività per te, scegli un sistema di gestione delle attività che abbia capacità decisionali migliorate.Questo tipo di sistema ti chiederà di fornire informazioni vari aspetti di ciascuna attività e quindi dare la priorità all'elenco delle attività in base al tuo input.Molti utenti scoprono che l'utilizzo di un sistema per dare la priorità alle attività fornisce un miglioramento immediato della loro efficacia nel completarli;Questo aiuta non solo l'utente, ma anche il suo datore di lavoro, se il sistema viene utilizzato per completare i compiti di lavoro.
Un sistema di gestione delle attività che ha la capacità di integrare le tecnologie ERP e CRM può essere il tipo migliore da scegliere se si è incaricati di gestire le relazioni con i clienti.Uno degli aspetti più utili di questo tipo di sistema è che può consolidare rapidamente i dati del client, il che consente un facile accesso.In genere sarà in grado di assegnare e monitorare le attività anche attraverso una funzione di ticket di lavoro;Questo tipo di sistema di solito consente ai rappresentanti del telefono di creare biglietti per ogni richiesta o richiesta di ogni client e registrarli tramite interfacce basate sul Web.
Il tipo finale di sistema di gestione delle attività consentirà di utilizzare una serie di strumenti di gestione delle attività.Sebbene possa avere un prezzo pesante, ti consentirà di creare programmi, collaborare con altri utenti, generare e dare la priorità alle liste di cose da fare e altro ancora.Ti consentirà inoltre di esportare attività in diversi tipi di file tra cui testo, documento Word e file HTML.