Quali sono i migliori consigli per la conservazione dei registri elettronici?

La conservazione dei record elettronici non è altro che la creazione di un sistema per eseguire il backup di dati importanti all'interno di un luogo di lavoro, e la buona notizia è che gran parte di essa può essere realizzata automaticamente sotto la impostazione corretta.Molte aziende commettono l'errore di eseguire il backup dei loro preziosi documenti a più server, che potrebbero creare centinaia o addirittura migliaia di file duplicati che occupano spazio e alla fine rallentano il server.Lo stesso si può dire per i backup tradizionali come scartoffie e dischi compatti e mdash; non ha assolutamente senso mantenere i backup ripetitivi una volta implementato un sistema di conservazione dei record elettronici.Un professionista con esperienza tecnologica Internet viene normalmente cercato di creare tale sistema e poiché il backup online è normalmente parte del pacchetto di conservazione dei record elettronici, le informazioni dovrebbero essere protette per sempre.

Prima di implementare un programma di conservazione dei record elettronici, è importantePer gli utenti di considerare esattamente ciò che deve essere archiviato in più posizioni.Ad esempio, i file aziendali a cui si accede da molti dipendenti durante il giorno dovrebbero essere salvati su ogni singolo sistema informatico, ma i file che si occupano di ex clienti o informazioni fiscali dovrebbero essere nascosti in modo sicuro su un computer mainframe poiché questo tipo di file è raramente necessario.Un'altra importante funzione di un programma di conservazione dei record elettronici è la capacità di eliminare i file inutili dopo un certo periodo di tempo per mantenere la rete complessiva il più senza confusione possibile.Non solo queste attività aiutano a semplificare la velocità con cui le informazioni possono essere distribuite in tutto il luogo di lavoro, ma stabilisce anche gli standard per ciascun dipendente a cui aderire quando si tratta di dati dell'azienda.

Un altro aspetto critico della fidelizzazione dei record elettronici è implementare un automaticoIl backup che si verifica a intervalli regolari e questo compito può essere impostato per eseguire settimanalmente, ogni giorno o addirittura di minuto quando necessario.Oltre a posizionare file su un server centralizzato, molte aziende implementano anche backup su unità esterne, unità remote o un disco compatto (CD) per garantire che i dati esistano sempre in due posizioni separate e indipendenti.Mentre per molti, questo processo sembrerebbe inutile, un sovraccarico all'interno di un circuito elettrico potrebbe effettivamente cancellare ogni disco rigido all'interno di un'azienda.Il backup online è cresciuto particolarmente popolare poiché i dati sono archiviati in una diversa regione geografica e mdash; quindi anche se un evento catastrofico come un uragano o un tornado ha distrutto ogni singolo pezzo di hardware, le informazioni dell'azienda rimarrebbero comunque sicure.

Un altro aspetto intelligente dell'elettronicaLa conservazione dei record è quella di verificare fisicamente che i backup hanno avuto luogo, in effetti, perché qualcosa di semplice come un cavo Ethernet danneggiato potrebbe impedire che le informazioni vengano salvate correttamente.Molte aziende presumono erroneamente che i backup automatici siano immuni da incidente, ma che semplicemente non è così.Gli individui devono sempre verificare che i dati vengono eseguiti correttamente almeno mensilmente o ogni volta che viene implementato un nuovo file o programma.