Cos'è la gestione delle forniture?

La gestione dell'offerta è un termine utilizzato per descrivere i processi utilizzati da molte aziende per acquisire, inventario e distribuire articoli utilizzati nelle operazioni in corso dell'azienda.Il processo di gestione delle forniture riguarda le materie prime utilizzate nella produzione e le forniture per uffici, i componenti per la riparazione delle macchine e qualsiasi altro elemento utilizzato internamente per la funzione in corso dell'azienda.Un obiettivo importante della gestione efficace della catena di approvvigionamento è bilanciare la necessità di disporre di articoli a portata di mano quando richiesto per mantenere un inventario più piccolo, consentendo all'azienda di trasportare meno sovraccarico.

Per molte aziende, il processo di gestione delle forniture inizia con un dipartimento o un gruppo di acquisti centrali.Questo gruppo coordina attivamente l'acquisto di materie prime, parti di sostituzione e forniture e persino articoli come carta da copia, matite e cartucce per stampanti.Un gruppo di acquisti cercherà di trovare fornitori efficienti in termini di costi e stabilire relazioni che consentono alla società di acquistare articoli su base necessaria o su un programma predeterminato che può essere modificato se necessario.Il gruppo coordina quindi la consegna degli articoli in modo che arrivino alle strutture vegetali poco prima che siano necessarie.

Per molte persone impegnate nella gestione delle forniture, un concetto noto nel tempo che governa il processo generale è noto semplicemente come utilizzo.L'utilizzo si riferisce al numero di unità di un determinato articolo che vengono abitualmente utilizzati in un determinato lasso di tempo, come un mese di calendario.Determinare l'utilizzo medio è utile per il gestore delle forniture, in quanto consente di proiettare quando la fornitura corrente sarà esaurita e sarà necessario ordinare più unità per la consegna poco prima che siano necessarie.

Coordinando l'acquisto con l'utilizzo, il processo di gestione delle forniture realizza due cose.Innanzitutto, il processo consente di progettare e rimanere in un budget praticabile, garantendo che i materiali e gli altri articoli necessari per mantenere l'azienda funzionale siano sempre presenti.In secondo luogo, un'efficace gestione dell'offerta semplifica anche la pratica del controllo di inventario responsabile, mantenendo il numero di unità a disposizione di qualsiasi articolo a un certo livello e quindi minimizzando le società di oneri fiscali che pagano materie prime, merci in corso e prodotti finiti.

In tempi passati, il processo di gestione delle forniture si basava fortemente su un processo manuale di conservazione dei registri che monitorava l'ordinamento, la ricezione e l'erogazione di ogni articolo acquisito per l'uso dell'azienda.Come parte di questi registri manuali, è stato essenziale il calcolo dell'utilizzo in base alle date del problema ai diversi dipartimenti all'interno della società.Oggi, il software di gestione delle forniture gestisce automaticamente molti dei calcoli poiché le entrate e gli eroghi vengono pubblicati nel database.Ciò consente ai gestori di forniture di eseguire rapidamente rapporti che indicano quali articoli dovrebbero essere riordinati nella settimana successiva e quante unità di ciascun articolo dovrebbero essere ordinate.

Alcuni dei programmi di software di gestione delle forniture più solidi sono persino in grado di creare moduli di approvazione dell'ordine interno elettronico e cartaceo, come le richieste che vengono inoltrate a un dipartimento di acquisto centrale e assegnato un numero di fattura a riferimento sull'ordine effettivo.Il software di questo tipo può spesso creare moduli di adempimento degli ordini e distribuire copie ai dipartimenti autorizzati una volta che i materiali vengono effettivamente ricevuti nel sito in cui verranno utilizzati.