Hoe moet ik een zakelijke brief schrijven?

Bij het schrijven van een zakelijke brief moet u een conversatietoon en de juiste opmaak gebruiken, en u zou kort moeten zijn.Plan uw brief voordat u schrijft door de belangrijkste gebieden of onderwerpen op te nemen, evenals specifieke incidenten of details.Bepaal vervolgens een logische volgorde om de problemen aan te pakken.Raadpleeg kort naar eerdere correspondentie of gesprekken in de eerste paragraaf en ga vervolgens rechtstreeks naar het doel van de zakelijke brief.Vermeld duidelijk elke vervolgacties in de laatste paragraaf.

Toon

Gebruik een aangename toon, vooral als de bedrijfsbrief negatieve actie of een negatief antwoord bevat.Geef waardering aan voor hoe de ontvanger u heeft geholpen, indien van toepassing.Dank in de laatste paragraaf de ontvanger voor zijn of haar tijd, overweging of moeite.Probeer een vriendelijke, medelevende toon te gebruiken voor zakelijke letters zonder te persoonlijk te zijn.Als u of uw bedrijf een fout heeft gemaakt, wees dan openhartig in het toegeven van fout.

Om de neiging te voorkomen om te formeel te schrijven in een zakelijke brief, gebruik je contracties zoals die welke vaak worden gebruikt bij het spreken.Omvat ook persoonlijke voornaamwoorden mdash;zoals ik, wij en onze mdash;in plaats van meer formele keuzes zoals het bedrijf.Wees beknopt.In plaats van te schrijven zijn we bijvoorbeeld in ontvangst van uw correspondentie met betrekking tot ... Schrijf gewoon dat we hebben ontvangen ....Zeer formele zinnen zijn geschikter in bepaalde soorten juridische documenten of correspondentie dan in eenvoudige zakelijke letters.

Formaat

Gebruik het juiste formaat voor een zakelijke brief.Blokstijl is het eenvoudigst.In een brief in een blokstijl beginnen alle onderdelen aan de linkermarge, zonder inspringen.

Order van hoofdcomponenten

Als u briefpapier van briefhoofd gebruikt met uw bedrijf of persoonlijke naam die bovenaan wordt gedrukt, hoeft u dat niet te doenTyp uw naam en adres.Als u geen briefhoofd gebruikt, typt u uw adres bovenaan de pagina.U moet voor de meeste zakelijke letters fancy briefpapier of gekleurd papier vermijden.

Ongeveer drie tot 10 regels na uw adres of onder het afdrukken van het briefhoofd, typ de datum en zorg ervoor dat u de maand spelt.Vier regels onder de datum, typ het binnenadres.Het binnenaddres bevat de volledige naam, straatadres, stads- en postcode, met elk op een aparte regel.Laat een lege lijn achter tussen de laatste regel van het adres en de aanhef.De aanhef is over het algemeen in het formaat Geachte heer Smith of lieve mevrouw Jones mdash;Met behulp van de ontvangers de werkelijke achternaam in plaats van deze voorbeelden, natuurlijk mdash;gevolgd door een dikke darm.

Een enkele lege lijn scheidt elke paragraaf in de letter.Typ A -sluiting, zoals oprecht van jou of groeten.Gebruik een komma na de sluiting.

Typ drie of vier lege regels voor een handtekening, typ uw naam.Plaats uw functie, indien gewenst, onder uw naam.Als u bijlagen of behuizingen in uw zakelijke brief opneemt, typt u het juiste woord mdash;Bevestiging of behuizing mdash;Na een blanco regel onder uw getypte naam of titel.

Proeflezen

Controleer uw zakelijke brief na het schrijven ervan om te controleren of alles correct en voltooid is, inclusief alle datums en eventuele monetaire bedragen.Proef de brief voor typografische of grammaticale fouten.Laat iemand anders uw brief lezen voordat u deze verzendt, en vergeet niet de brief te ondertekenen met een blauwe of zwarte inktpen.