Come dovrei scrivere una lettera di business?

Quando si scrive una lettera di business, dovresti usare un tono conversazionale e una formattazione corretta e dovresti essere breve.Pianifica la tua lettera prima di scrivere elencando le aree principali o i soggetti da includere, nonché eventuali incidenti o dettagli specifici.Quindi determinare un ordine logico in cui affrontare i problemi.Fare riferimento brevemente a qualsiasi corrispondenza o conversazioni precedenti nel primo paragrafo, quindi accedi direttamente allo scopo della lettera commerciale.Dichiarare chiaramente qualsiasi azione di follow-up nel paragrafo finale.

Tone

Usa un tono piacevole, soprattutto se la lettera aziendale contiene un'azione negativa o una risposta negativa.Indicare apprezzamento per come il destinatario ti ha aiutato, se applicabile.Nel paragrafo finale, ringrazia il destinatario per il suo tempo, considerazione o sforzo.Senza essere troppo personale, prova a utilizzare un tono amichevole e compassionevole per le lettere aziendali.Se tu o la tua azienda avete commesso un errore, sii schietto nell'ammettere colpa.

Per evitare la tendenza a scrivere troppo formalmente in una lettera aziendale, utilizzare contrazioni come quelle che sono comunemente usate nel parlare.Inoltre, includi pronomi personali e mdash;Come io, noi e il nostro mdash;Invece di scelte più formali come l'azienda.Sii conciso.Ad esempio, invece di scrivere, stiamo ricevendo la tua corrispondenza per quanto riguarda ... semplicemente scrivi che abbiamo ricevuto ...Le frasi molto formali sono più appropriate in alcuni tipi di documenti legali o corrispondenza che in semplici lettere aziendali.

Utilizzare il formato corretto per una lettera commerciale.Lo stile di blocco è il più semplice.In una lettera in stile blocco, tutte le parti iniziano al margine sinistro, senza rientranze.

Ordine dei componenti principali

Se si utilizza la cartoleria per carta intestata con la tua azienda o il nome personale stampato in alto, non è necessarioDigita il tuo nome e indirizzo.Se non si utilizza la carta intestata, digita il tuo indirizzo nella parte superiore della pagina.Dovresti evitare di usare la cancelleria fantasiosa o la carta colorata per la maggior parte delle lettere aziendali.

Circa da tre a 10 righe dopo l'indirizzo o sotto la stampa di carta intestata, digita la data e assicurati di spiegare il mese.Quattro righe al di sotto della data, digitare l'indirizzo interno.L'indirizzo interno contiene il nome completo dei destinatari, l'indirizzo della strada, la città e il codice postale, con ognuno su una riga separata.Lascia una linea vuota tra la riga finale dell'indirizzo e il saluto.Il saluto è generalmente nel formato caro signor Smith o cara signora Jones Mdash;Usando i destinatari cognome effettivi anziché questi esempi, ovviamente e mdash;Seguita da un colon.

Una singola linea vuota separa ogni paragrafo nella lettera.Digita una chiusura, come sinceramente tuo o saluti.Usa una virgola dopo la chiusura.

Lasciando tre o quattro righe vuote per una firma, digita il tuo nome.Posiziona il titolo di lavoro, se lo si desidera, sotto il tuo nome.Se includi allegati o recinti nella tua lettera di business, digita Word Mdash appropriato;Allegato o recinto mdash;Dopo una riga vuota sotto il nome o il titolo digitato.

Risolve di correzione

Controlla la tua lettera di business dopo averlo scritto per verificare che tutto sia corretto e completo, comprese tutte le date e qualsiasi importo monetario.Risolvi la lettera per errori tipografici o grammaticali.Chiedi a qualcun altro di leggere la tua lettera prima di inviarla e non dimenticare di firmare la lettera con una penna a inchiostro blu o nero.