Wie soll ich einen Geschäftsbrief schreiben?

Beim Schreiben eines Geschäftsbriefs sollten Sie einen Gesprächston und eine ordnungsgemäße Formatierung verwenden, und Sie sollten kurz sein.Planen Sie Ihren Brief, bevor Sie schreiben, indem Sie die zu enthaltenen Hauptbereiche oder Themen sowie bestimmte Vorfälle oder Details auflisten.Bestimmen Sie dann eine logische Reihenfolge, in der die Probleme behandelt werden können.Beziehen Sie sich kurz auf frühere Korrespondenz oder Gespräche im ersten Absatz und gehen Sie direkt zum Zweck des Geschäftsschreibens.Geben Sie im letzten Absatz eindeutig jede Follow-up-Aktion an.

Ton

Verwenden Sie einen angenehmen Ton, insbesondere wenn das Geschäftsschreiben eine negative Aktion oder eine negative Antwort enthält.Geben Sie die Wertschätzung dafür an, wie der Empfänger Ihnen gegebenenfalls geholfen hat.Vielen Dank im letzten Absatz für den Empfänger für seine Zeit, Rücksichtnahme oder Mühe.Versuchen Sie, einen freundlichen, mitfühlenden Ton für Geschäftsbriefe zu verwenden, ohne zu persönlich zu sein.Wenn Sie oder Ihr Unternehmen einen Fehler gemacht haben, seien Sie offen, wenn Sie ein Fehler zugeben.

Verwenden Sie die Tendenz, zu formell in einem Geschäftsbrief zu schreiben, Kontraktionen wie diejenigen, die üblicherweise beim Sprechen verwendet werden.Enthalten auch Personalpronomen Mdash;wie ich, wir und unsere mdash;anstelle von formelleren Entscheidungen wie dem Unternehmen.Sei präzise.Anstatt zum Beispiel zu schreiben, erhalten wir Ihre Korrespondenz in Bezug auf ... einfach schreiben wir haben ....Sehr formelle Sätze sind in bestimmten Arten von Rechtsdokumenten oder Korrespondenz besser angemessen als in einfachen Geschäftsbriefen.

Format

Verwenden Sie das ordnungsgemäße Format für ein Geschäftsschreiben.Blockstil ist der einfachste.In einem Buchstaben im Blockstil beginnen alle Teile am linken Rand ohne Eindringlinge.

Reihenfolge der Hauptkomponenten

Wenn Sie Briefpapier mit Ihrem Unternehmen oder Ihrem persönlichen Namen oben verwenden, müssen Sie nicht müssenGeben Sie Ihren Namen und Ihre Adresse ein.Wenn Sie keinen Briefkopf verwenden, geben Sie Ihre Adresse oben auf der Seite ein.Sie sollten es vermeiden, ausgefallene Schreibwaren oder farbige Papier für die meisten Geschäftsbuchstaben zu verwenden.

Geben Sie ungefähr drei bis 10 Zeilen nach Ihrer Adresse oder unter dem Buchstabenkopfdruck ein, geben Sie das Datum ein und stellen Sie sicher, dass Sie den Monat anbieten.Vier Zeilen unter dem Datum, geben Sie die Innenadresse ein.Die Innenadresse enthält die Empfänger vollständigen Namen, Straßenadresse, Stadt und Postleitzahl, wobei jeder in einer separaten Zeile.Lassen Sie eine leere Linie zwischen der letzten Zeile der Adresse und dem Gruß.Der Gruß befindet sich im Allgemeinen im Format, geehrter Herr Smith oder liebe Frau Jones Mdash;Verwenden Sie den tatsächlichen Nachnamen der Empfänger anstelle dieser Beispiele, natürlich mdash;gefolgt von einem Dickdarm.

Eine einzelne leere Linie trennt jeden Absatz im Buchstaben.Geben Sie eine Schließung ein, wie aufrichtig Ihre oder Grüße.Verwenden Sie nach dem Abschluss ein Komma.

Geben Sie Ihren Namen ein.Platzieren Sie Ihre Berufsbezeichnung, falls gewünscht, unter Ihrem Namen.Wenn Sie Anhänge oder Gehäuse in Ihr Geschäftsbrief einbeziehen, geben Sie das entsprechende Wort mdash ein.Anhang oder Gehäuse Mdash;Nach einer leeren Zeile unterhalb eines eingegebenen Namens oder Titels.

Korrekturlesen

Überprüfen Sie Ihren Geschäftsbrief nach dem Schreiben, um zu überprüfen, ob alles korrekt und vollständig ist, einschließlich aller Daten und monetären Beträge.Lesen Sie den Brief für typografische oder grammatikalische Fehler.Lassen Sie jemand anderes Ihren Brief lesen, bevor Sie ihn senden, und vergessen Sie nicht, den Brief mit einem blauen oder schwarzen Tintenstift zu unterschreiben.