Comment dois-je rédiger une lettre d'entreprise?

Lors de la rédaction d'une lettre d'entreprise, vous devez utiliser un ton conversationnel et une mise en forme appropriée, et vous devriez être bref.Planifiez votre lettre avant d'écrire en répertoriant les principaux domaines ou sujets à inclure ainsi que tout incident ou détail spécifique.Déterminez ensuite un ordre logique dans lequel résoudre les problèmes.Référez-vous brièvement à toute correspondance ou conversation précédente dans le premier paragraphe, puis accédez directement à la lettre commerciale.Indiquez clairement toute action de suivi dans le paragraphe final.

Ton

Utilisez un ton agréable, surtout si la lettre d'entreprise contient une action négative ou une réponse négative.Indiquez l'appréciation de la façon dont le destinataire vous a aidé, le cas échéant.Dans le dernier paragraphe, remerciez le récipiendaire pour son temps, son considération ou son effort.Sans être trop personnel, essayez d'utiliser un ton convivial et compatissant pour les lettres commerciales.Si vous ou votre entreprise avez fait une erreur, soyez tout en admettant la faute.

Pour éviter la tendance à écrire trop formellement dans une lettre d'entreprise, utilisez des contractions telles que celles qui sont couramment utilisées pour parler.Incluez également les pronoms personnels mdash;comme moi, nous et notre mdash;Au lieu de choix plus formels tels que l'entreprise.Être concis.Par exemple, au lieu d'écrire, nous recevons votre correspondance concernant ... simplement écrire que nous avons reçu ....Les phrases très formelles sont plus appropriées dans certains types de documents juridiques ou de correspondance que dans les lettres commerciales simples.

Format

Utilisez le format approprié pour une lettre commerciale.Le style de bloc est le plus simple.Dans une lettre de style bloc, toutes les pièces commencent à la marge gauche, sans indentations.

Ordre des composants principaux

Si vous utilisez la papeterie à papier avec votre entreprise ou votre nom personnel imprimé en haut, vous n'avez pas besoin deTapez votre nom et votre adresse.Si vous n'utilisez pas le papier à en-tête, tapez votre adresse en haut de la page.Vous devez éviter d'utiliser de la papeterie fantaisie ou du papier coloré pour la plupart des lettres commerciales.

Environ trois à 10 lignes après votre adresse ou en dessous de l'impression à papier, tapez la date et assurez-vous d'épeler le mois.Quatre lignes en dessous de la date, tapez l'adresse intérieure.L'adresse intérieure contient le nom complet, l'adresse de la rue, la ville et le code postal, chacun sur une ligne séparée.Laissez une ligne vide entre la ligne finale de l'adresse et la salutation.La salutation est généralement dans le format Cher M. Smith ou cher Mme Jones Mdash;en utilisant le nom de famille réel des destinataires au lieu de ces exemples, bien sûr mdash;suivi d'un colon.

Une seule ligne vide sépare chaque paragraphe de la lettre.Tapez une fermeture, comme le vôtre sincèrement le vôtre.Utilisez une virgule après la clôture.

Laissant trois ou quatre lignes vierges pour une signature, tapez votre nom.Placez votre titre d'emploi, si vous le souhaitez, en dessous de votre nom.Si vous incluez des pièces jointes ou des boîtiers dans votre lettre d'entreprise, saisissez le mot approprié mdash;Attachement ou enceinte et mdash;Après une ligne vierge en dessous de votre nom ou titre dactylographié.

Relecture

Vérifiez votre lettre d'entreprise après l'avoir écrit pour vérifier que tout est correct et complet, y compris toutes les dates et tous les montants monétaires.Relisez la lettre pour les erreurs typographiques ou grammaticales.Demandez à quelqu'un d'autre de lire votre lettre avant de l'envoyer, et n'oubliez pas de signer la lettre avec un stylo à encre bleu ou noir.