Wat is een printaudit?
Een gedrukte audit wordt meestal uitgevoerd door grote organisaties in afwachting van een afdrukdienstenverzoek om voorstel of contractvernieuwing.Het primaire doel van een gedrukte audit is om statistieken te verzamelen over het huidige printergebruik, verschillende methoden om toegang te krijgen tot printbronnen en de totale operationele kosten te bepalen die verband houden met printactiviteiten.De term audit wordt meestal geassocieerd met een gedetailleerde financiële beoordeling.Het hoofddoel van elke audit is echter dat onpartijdige professionals informatie verzamelen en een formeel rapport bieden om te helpen bij de besluitvorming op uitvoerend niveau.
De reikwijdte van een print -audit moet duidelijk worden gedefinieerd aan het begin van het proces om ervoor te zorgeneen haalbare reactie.De definitie van een printfunctie of gerelateerde taak is van cruciaal belang, omdat veronderstellingen kunnen leiden tot foutieve conclusies.Een gedrukte audit kan bijvoorbeeld fotokopieën, elektronische documentscanning en printtaken of een mix van deze opties omvatten.In andere bedrijven of industrieën kan afdrukken alle externe printleveranciers of contracten omvatten voor items zoals brochures, pamfletten en gerelateerde items.
De eerste stap in elke gedrukte audit is om gebruiksstatistieken te verzamelen.Alle printers hebben een copy -teller en digitale eenheden slaan deze informatie elektronisch op.Sommige printers staan bekend als multifunctionele eenheden en hebben de mogelijkheid om af te drukken, te scannen en fotokopie.De statistieken voor elk van deze taken worden afzonderlijk opgeslagen.Eenheden met zowel kleuren- als zwart -witte opties scheiden ook deze twee taken voor een grotere nauwkeurigheid.
Een uitgebreide printaudit moet informatie bevatten over hoe afdrukbronnen toegankelijk zijn.Er zijn vaak meerdere processen binnen dezelfde organisatie, en dit kan worden gebaseerd op de soorten services die toegankelijk zijn.Een modern kantoor heeft bijvoorbeeld een volledig netwerkprinter die meestal wordt gedeeld door een groep mensen.Andere faciliteiten kunnen individuele printers hebben die zich op elk werkstation bevinden.Grote afdruktaken of speciale verzoeken kunnen worden verzonden naar een selectielijst met leveranciers of een willekeurig geselecteerde in het telefoonboek.
De totale bedrijfskosten voor alle gedrukte activiteiten zijn een essentieel onderdeel van elke printaudit.Deze informatie moet de kosten van vaste apparatuur, verbruiksartikelen, reparatiediensten, externe drukkosten, elektriciteit en ruimtevereisten omvatten.Voor de meeste bedrijven zijn de totale kosten van printactiviteit vrij hoog en zijn ze een geweldige plek om kostenbesparende maatregelen te introduceren.Bij het meten van de totale bedrijfskosten moet ook personeelstijd die zich besteden aan het onderhoud en de ondersteuning van deze eenheden opgenomen.