Hva er en utskriftsrevisjon?
En utskriftsrevisjon gjennomføres vanligvis av store organisasjoner i påvente av en forespørsel om utskriftstjenester om forslag eller fornyelse av kontrakter.Hovedformålet med en utskriftsrevisjon er å samle beregninger for gjeldende brukerbruk, forskjellige metoder for å få tilgang til utskriftsressurser, og bestemme de totale driftskostnadene forbundet med utskriftsaktiviteter.Begrepet revisjon er vanligvis assosiert med en detaljert økonomisk gjennomgang.Hovedformålet med enhver revisjon er imidlertid at upartiske fagpersoner kan samle inn informasjon og gi en formell rapport for å hjelpe tilen levedyktig respons.Definisjonen av en utskriftsfunksjon eller beslektet jobb er kritisk, ettersom forutsetninger kan føre til feil konklusjoner.For eksempel kan en utskriftsrevisjon omfatte kopier, elektronisk dokumentskanning og utskriftsjobber eller en blanding av disse alternativene.I andre firmaer eller bransjer kan utskrift omfatte alle eksterne utskriftsleverandører eller kontrakter for varer som brosjyrer, hefter og relaterte varer.
Det første trinnet i en hvilken som helst utskriftsrevisjon er å samle inn bruksmålinger.Alle skrivere har en kopiering, og digitale enheter lagrer denne informasjonen elektronisk.Noen skrivere er kjent som multifunksjonsenheter og har muligheten til å skrive ut, skanne og fotokopi.Beregningene for hver av disse oppgavene lagres separat.Enheter som har både farge og svart / hvitt -alternativer, skiller også disse to oppgavene for større nøyaktighet.
En omfattende utskriftsrevisjon må inneholde informasjon om hvordan utskriftsressurser får tilgang til.Det er ofte flere prosesser i samme organisasjon, og dette kan være basert på hvilke typer tjenester som får tilgang til.For eksempel har et moderne kontor en fullt nettverksskriver som vanligvis deles av en gruppe mennesker.Andre fasiliteter kan ha individuelle skrivere lokalisert på hver arbeidsstasjon.Store utskriftsjobber eller spesielle forespørsler kan sendes til en valgt liste over leverandører eller en tilfeldig valgt fra telefonboken.
Den totale driftskostnaden for all utskriftsrelatert aktivitet er en viktig del av enhver utskriftsrevisjon.Denne informasjonen må inneholde kostnader for fast utstyr, forbruksvarer, reparasjonstjenester, eksterne utskriftskostnader, strøm og plasskrav.For de fleste firmaer er den totale kostnaden for utskriftsaktivitet ganske høy og er et flott sted å innføre kostnadsbesparende tiltak.Når du måler de totale driftskostnadene, må også personalet som er dedikert til vedlikehold og støtte fra disse enhetene også inkluderes.