Wat is records levenscyclus?

Een records levenscyclus schetst elke fase van een document, van creatie tot vernietiging.Het helpt bedrijven en agentschappen te plannen voor opslag, bescherming, ophalen en vernietiging van informatie in verschillende fasen.Records Life Cycle Management Systems regelen doorgaans overvloedige hoeveelheden informatie op een handige en veilige manier.

Planning vindt gewoonlijk plaats voordat het beheer van levenscyclusbeheersprocessen worden geïmplementeerd.Het opnemen van procedures in dagelijkse routines houdt records onder controle en veilig.Deze planning omvat meestal technieken voor verzameling, organisatie, onderhoud en verwijdering gedurende de levenscyclus van de records.

De definitie van platen omvat foto's, afbeeldingen, kaarten, film en banden, zowel audio als visual.Een record komt overeen met alles wat kan worden gereproduceerd, meestal met behulp van andere apparatuur.Het definieert gegevens vanuit een organisatie of van externe bronnen, en een record kan als officieel of onofficieel worden beschouwd.Officiële gegevens geven meestal informatie aan met een aangewezen levensduur.

Officiële gegevens omvatten financiële documenten van een openbare agentschap, samen met alle andere door de wet gedefinieerde informatie als een openbaar dossier.Juridische informatie die voor de rechtbank zou kunnen worden gebruikt, kan ook onder de classificatie van een officieel dossier vallen dat moet worden bijgehouden.Wetten in veel rechtsgebieden verplichten tijdlijnen voor het behoud van officiële gegevens, zoals gerechtelijke gegevens.

Records worden gemaakt van e-mails, opgenomen telefoongesprekken, gedrukte documenten en andere gegevens die laten zien hoe beslissingen zijn geëvolueerd.Alles wat nuttig kan zijn voor een bedrijf of organisatie in de toekomst, blijft meestal vastgehouden volgens de levenscyclus van de records.Met de technologische vooruitgang, slaan entiteiten vaak elektronisch records op om de behoefte aan papieropslaggebieden te elimineren.

Het organiseren van informatie en het bepalen van de gebruiksfactoren in het management van records in records.Een record moet worden gecatalogiseerd of ingediend voor eenvoudig ophalen wanneer het nodig is of wordt gevraagd.Formulieren, correspondentie en dubbele kopieën worden meestal opgeslagen met behulp van een archiefsysteem dat gemakkelijk te begrijpen en te navigeren is.

Deze records vereisen ook een onderhouds- en beschermingsplan, vooral voor gegevens die waardevolle informatie vertegenwoordigen met een permanente records levenscyclus.In veel regio's worden records met historische waarde gearchiveerd in overheidsrepositories.Voorbeelden van deze documenten omvatten geboorte- en overlijdensregisters en presidentiële documenten.

Wanneer gegevens het einde van zijn levenscyclus bereiken, is vernietiging toegestaan.Verwijdering kan geschikt zijn voor conceptdocumenten of materialen die worden gebruikt om officiële gegevens op te stellen.Duplicaten kunnen ook worden vernietigd nadat het origineel in een of andere vorm is bewaard.Sommige bedrijven gebruiken onafhankelijke serviceproviders om de levensduur van een record bij te houden.