Wat is een administratieve assistent?

Een administratieve assistent heeft veel van dezelfde taken als secretaris, waaronder typen, indienen, het beantwoorden van telefoons en het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen.Daarnaast kan hij of zij ook toezicht houden op de logistiek van een kantoor, samenwerken met supervisors aan belangrijke projecten en toezicht houden op secretaresses.Hoewel er weinig formeel onderwijs is om in deze functie te werken, hebben uitvoerende assistenten of mensen die op gespecialiseerde gebieden werken mogelijk extra training nodig.

Taken

De taken van een administratief assistent gaan vaak veel verder dan secretariële taken, en omvatten het verwerken van logistieke dingen voor het kantoor, zoals het bestellen van benodigdheden, het verwerken van post en papierwerk dat in en uit het bedrijf gaat, en het coördineren van mensenschema's.In veel gevallen is hij of zij een bron van informatie met het publiek en fungeert hij als zodanig soms als het bedrijf.Sommige senior assistenten houden ook toezicht op junior assistenten of secretaresses, in welk geval ze mogelijk periodieke prestatierapporten of presentaties moeten maken.Veel mensen in deze functie helpen ook bij het trainen van nieuw personeel, vooral als ze administratieve taken zullen uitvoeren.Een administratieve assistent heeft ook enige praktische kennis nodig, zoals hoe te werken met een verscheidenheid aan kantoorapparatuur.

vaardigheden

mensen die in deze positie werken, moeten extreem goed zijn met details en in staat zijn om veel taken tegelijkertijd aan te kunnen, omdat ze dat zijnVaak verantwoordelijk voor meerdere mensenschema's en kunnen toezicht houden op de voortgang van verschillende projecten tegelijk.Ze moeten ook goed zijn met mensen, omdat de baan veel interactie vereist met mensen op kantoor en klanten.In staat zijn om oordelende oproepen te voeren en onafhankelijk te werken, is ook een belangrijk onderdeel van het werk, omdat de administratieve assistent de persoon is die waarschijnlijk weet welke documenten belangrijk zijn en welke kunnen worden weggegooid, welke e-mails op kantoor kunnen worden afgehandeldNiveau en welke moeten worden doorgestuurd naar hoger management en hoe u de commandostructuur kunt opwerken om dingen voor elkaar te krijgen.Bovendien moeten administratieve assistenten gearticuleerd zijn, goed in schrijven en goed zijn met technologie, omdat ze vaak nodig zijn om e -mail te beantwoorden, documenten te proeflezen en met databases te werken.

Specialiteiten

Administratieve assistenten kunnen zich specialiseren in een specifiekAfdeling op een organisatie, zoals Human Resources of IT, hoewel dit vaker voorkomt in grotere organisaties.Executive administratieve assistenten werken alleen met hogere management in een bedrijf.Ze kunnen verantwoordelijk zijn voor een pool van mensen, of kunnen er maar met één werken.In beide gevallen is de assistent verantwoordelijk voor het beheersen van de toegang tot de leidinggevenden, het maken van reis- en conferentieregelingen en interactie met leveranciers, leidinggevenden van andere bedrijven en bestuursleden, naast de reguliere administratieve taken.Over het algemeen, hoe hoger de leidinggevende, hoe meer vaardigheden en ervaren de assistent -behoeften.

Bovendien kunnen administratieve assistenten zich specialiseren op bepaalde gebieden, zoals geneeskunde of rechten.Naast de normale taken die aan deze positie zijn gekoppeld, voert hij of zij ook taken uit die specifiek verband houden met dat veld.Een juridische assistent kan bijvoorbeeld ook juridische precedenten onderzoeken en helpen bij het opstellen van briefings, terwijl een medisch assistent meestal moet weten over verzekeringsfacturering of laboratoriumprocedures.Sommige mensen doen dit werk ook vanuit huis en internet, in welk geval ze virtuele administratieve assistenten worden genoemd.

Training

In veel gevallen kan een persoon in deze baan beginnen te werken met een middelbare schooldiploma en wat training in zakelijke en computervaardigheden.Voor gespecialiseerde functies, zoals in een medisch of juridisch kantoor, moet ze de vocabulaire kennen die specifiek is voor die positie.Een certificaat van een trainingsprogramma, een universitair diploma of certificering via een erkende organisatie kan allemaal helpen wanneer ikt komt aan worden aangenomen of gepromoot.