Hva er en administrativ assistent?

En administrativ assistent har mange av de samme oppgavene som en sekretær, inkludert å skrive, arkivere, svare på telefoner og ta notater på møter.I tillegg til dette, kan han eller hun også føre tilsyn med logistikken til et kontor, samarbeide med veiledere om viktige prosjekter og føre tilsyn med sekretærer.Selv om det er lite formell utdanning som kreves for å jobbe i denne stillingen, kan utøvende assistenter eller de som jobber i spesialiserte felt, trenge ytterligere opplæring.

Plikter

Plikter som en administrativ assistent går ofte langt utover sekretæroppgaver, og inkluderer håndtering av logistiske ting for kontoret, som å bestille forsyninger, håndtere post og papirer som går inn og ut av virksomheten, og koordinere folks tidsplaner.I mange tilfeller er han eller hun en kilde til informasjon med publikum, og som sådan fungerer noen ganger som selskapene står overfor.Noen seniorassistenter har også tilsyn med juniorassistenter eller sekretærer, i hvilket tilfelle de kan trenge å lage periodiske resultatrapporter eller presentasjoner.Mange mennesker i denne stillingen hjelper også til med å trene nye ansatte, spesielt hvis de vil utføre administrative oppgaver.En administrativ assistent trenger også litt praktisk kunnskap, for eksempel hvordan de skal jobbe med en rekke kontorutstyr.

Skill Set

Personer som jobber i denne stillingen, må være ekstremt gode med detaljer og i stand til å håndtere mange oppgaver samtidig, siden de erofte ansvarlig for flere menneskersplaner, og kan føre tilsyn med fremdriften i flere prosjekter samtidig.De bør også være gode med mennesker, siden jobben krever mye samhandling med mennesker på kontoret så vel som kunder.Å kunne ringe dømmekall og jobbe uavhengig er en viktig del av jobben også, siden den administrative assistenten er personen som sannsynligvis vil vite hvilke dokumenter som er viktige og hvilke som kan kastes, hvilke e-postmeldinger som kan håndteres på kontoretNivå og som må videresendes til øvre ledelse, og hvordan du kan jobbe opp kommandokjeden for å få ting gjort.På toppen av alt dette må administrative assistenter være artikulerte, flinke til å skrive og være bra med teknologi, ettersom de ofte må svare på post, korrekturleser dokumenter og jobbe med databaser.

Spesialiteter

Administrative assistenter kan spesialisere seg i en spesifikkAvdeling i en organisasjon, som menneskelige ressurser eller IT, selv om dette er mer vanlig i større organisasjoner.Utøvende administrative assistenter jobber bare med øvre ledelse i et selskap.De kan være ansvarlige for et basseng med mennesker, eller kan bare jobbe med en.I begge tilfeller er assistenten ansvarlig for å kontrollere tilgangen til lederne, gjøre reise- og konferanseordninger og samhandle med leverandører, ledere fra andre selskaper og styremedlemmer, i tillegg til de vanlige administrative pliktene.Generelt sett, jo høyere opp ledelsen, jo flere ferdigheter og opplever assistentbehov.

I tillegg kan administrative assistenter spesialisere seg på visse felt, som medisin eller lov.I tillegg til de normale pliktene som er knyttet til denne stillingen, utfører han eller hun også oppgaver som er spesielt relatert til det feltet.For eksempel kan en juridisk assistent også forske på juridiske presedenser og bidra til å utarbeide orienteringer, mens en medisinsk assistent vanligvis trenger å vite om forsikringsfakturering eller laboratorieprosedyrer.Noen mennesker gjør også denne jobben hjemmefra over telefon og internett, i så fall kalles de virtuelle administrative assistenter.

Trening

I mange tilfeller kan en person begynne å jobbe i denne jobben med en videregående skole og litt opplæring i forretnings- og dataferdigheter.For spesialiserte stillinger, for eksempel i et medisinsk eller lovlig kontor, må hun kjenne ordforrådet som er spesifikt for den stillingen.Et sertifikat fra et treningsprogram, en tilknyttet grad eller sertifisering gjennom en anerkjent organisasjon kan alle hjelpe når jegt kommer til å bli ansatt eller forfremmet.