Hva er en konform kopi?
Konformede kopier er eksakte kopier av et dokument som er utarbeidet når det ikke er mulig å bare duplisere en kopi av originaldokumentet.I hovedsak gjør dette den konformede kopien til en gjenoppretting av originalen.For å være denne typen kopi, må dokumentet inneholde alle elementene i originalen, uten endringer i ordlyd eller struktur, uansett hvor små eller ubetydelige endringene kan vises.
En konform kopi kan brukes i en rekke tilfeller.Rettssystemer tillater bruk av slike dokumenter, og bruker dem ofte til arkiveringsformål.Når dette er tilfelle, skrives kopien og konstruert nøyaktig som originalen.I tillegg vil alle notasjoner som er håndskrevet i marginene også bli inkludert i dokumentet.En domstols kontorist vil sammenligne kopien med originalen for å sikre at alle aspekter av de to dokumentene er like, inkludert datoer.Hvis en dommers signatur vises på originalen, kan dommeren også signere den konformede kopien, eller dommerens navn kan skrives og datert inn i de aktuelle feltene.Når sammenligningen er fullført og kontorist bestemmer dokumentene er speil for hverandre, blir kopien stemplet og tildelt en arkiveringsdato.
Bedrifter bruker også dette formatet.Dette er ofte tilfelle når flere avdelinger trenger tilgang til kontrakter og andre viktige dokumenter.De opprinnelige signerte dokumentene opprettholdes vanligvis på et sikkert sted, mens en konform kopi eller kopier blir gjort tilgjengelig for generell bruk blant de forskjellige avdelingene i organisasjonen.Denne tilnærmingen sikrer at det alltid er en kopi av det originale signerte dokumentet på hånden, men gir utbredt tilgang til vilkårene i et gitt dokument til de som trenger denne informasjonen for å hjelpe klienter eller på annen måte utføre sine arbeidsrelaterte oppgaver.
Den samme personen som fungerte som underskriver på originaldokumentet, kan signere en konform kopi.Hvis dette ikke er mulig eller praktisk, kan personens navn legges inn i signaturfeltet.På samme måte er det mulig å sertifisere eller notarisere en konform kopi.Imidlertid anses denne handlingen vanligvis som unødvendig.