Cos'è una copia conforme?

Copie conformi sono copie esatte di un documento che viene preparato quando non è possibile semplicemente duplicare una copia del documento originale.In sostanza, questo rende la copia conforme una ricostruzione dell'originale.Per essere questo tipo di copia, il documento deve includere tutti gli elementi dell'originale, senza cambiamenti nella formulazione o nella struttura, non importa quanto piccoli o insignificanti possano apparire le modifiche.

Una copia conforme può essere utilizzata in diverse istanze.I sistemi giudiziari consentono l'uso di tali documenti e spesso li usano a fini di archiviazione.In questo caso, la copia viene digitata e costruita esattamente come l'originale.Inoltre, nel documento saranno incluse anche qualsiasi notazione scritta a mano nei margini.Un impiegato del tribunale confronterà la copia con l'originale per garantire che tutti gli aspetti dei due documenti siano uguali, comprese eventuali date.Se la firma di un giudice appare sull'originale, il giudice può firmare anche la copia conforme o il nome del giudice può essere digitato e datato nei campi appropriati.Una volta completato il confronto e l'impiegato determina che i documenti sono specchi l'uno dell'altro, la copia viene timbrata e assegnata una data di deposito.

Anche le aziende utilizzano questo formato.Questo è spesso il caso in cui più dipartimenti hanno bisogno di accedere a contratti e altri documenti importanti.I documenti firmati originali sono generalmente mantenuti in una posizione sicura, mentre una copia conforme o copie sono rese disponibili per uso generale tra i diversi dipartimenti all'interno dell'organizzazione.Questo approccio garantisce che esiste sempre una copia del documento firmato originale a portata di mano, ma consente un diffuso accesso ai termini e alle condizioni di un determinato documento a coloro che hanno bisogno di queste informazioni per assistere i clienti o in altro modo svolgere le loro attività relative al lavoro.

Lo stesso individuo che è servito come firmatario sul documento originale può firmare una copia conforme.Se ciò non è possibile o pratico, il nome dell'individuo può essere inserito nel campo della firma.Allo stesso modo, è possibile certificare o autenticare una copia conforme.Tuttavia, questa azione è generalmente considerata non necessaria.