Hvad er en overensstemmet kopi?
Overensstemmede kopier er nøjagtige kopier af et dokument, der er forberedt, når det ikke er muligt at blot duplikere en kopi af det originale dokument.I det væsentlige gør dette den overensstemmede kopi til en genoprettelse af originalen.For at være denne type kopi skal dokumentet omfatte alle elementerne i originalen uden ændringer i ordlyd eller struktur, uanset hvor lille eller ubetydelig ændringerne kan vises.
En overensstemmet kopi kan bruges i en række tilfælde.Retssystemer tillader anvendelse af sådanne dokumenter og bruger dem ofte til arkiveringsformål.Når dette er tilfældet, indtastes og konstrueres kopien nøjagtigt som originalen.Derudover vil eventuelle notationer, der er håndskrevet i marginalerne, også blive inkluderet i dokumentet.En domstolskontor vil sammenligne kopien med originalen for at sikre, at alle aspekter af de to dokumenter er ens, inklusive alle datoer.Hvis en dommers underskrift vises på originalen, kan dommeren også underskrive den overensstemmede kopi, eller dommerens navn kan indtastes og dateres i de relevante felter.Når sammenligningen er afsluttet, og kontorist bestemmer, at dokumenterne er spejle af hinanden, er kopien stemplet og tildelt en arkiveringsdato.
Virksomheder bruger også dette format.Dette er ofte tilfældet, når flere afdelinger har brug for adgang til kontrakter og andre vigtige dokumenter.De originale underskrevne dokumenter opretholdes normalt på et sikkert sted, mens en overensstemmelse med kopi eller kopier stilles til rådighed til generel brug blandt de forskellige afdelinger i organisationen.Denne tilgang sikrer, at der altid er en kopi af det originale underskrevne dokument til rådighed, men giver udbredt adgang til betingelserne og betingelserne for et givet dokument til dem, der har brug for disse oplysninger for at hjælpe klienter eller på anden måde udføre deres arbejdsrelaterede opgaver.
Den samme person, der fungerede som underskriver på det originale dokument, kan underskrive en overensstemmet kopi.Hvis dette ikke er muligt eller praktisk, kan den enkeltes navn indtastes i signaturfeltet.På samme måde er det muligt at certificere eller notarize en overensstemmet kopi.Imidlertid betragtes denne handling normalt som unødvendig.