Vad är kontorsadministration?

Kontorsadministration är processen att övervaka en kontorets dagliga verksamhet.Administrationens uppgift är vanligtvis ansvaret för en kontorsadministratör eller chef.Beroende på organisationens allmänna driftsstruktur och komplexiteten i uppgifter som är förknippade med operationen i allmänhet, kan chefens eller administratörens ansvar fokusera på några kärnuppgifter eller involvera hanteringen av ett brett utbud av funktioner.

En av kärnuppgifterna som är förknippade med kontorsadministration är hanteringen av de anställda som är associerade med kontoret.Vanligtvis är kontorsadministratörer ansvariga för att övervaka kontorspersonalen och se till att varje anställd har resurser som krävs för att kompetent utföra sina tilldelade uppgifter.Administratörer fungerar också som felsökare och ger stöd och hjälp till anställda när ovanliga situationer uppstår under en tilldelad uppgift.Det är inte ovanligt att administratörer är ansvariga för att genomföra periodiska utvärderingar av anställda, rekommendera löneförhöjningar eller ge anställda korrigerande eller korsutbildning som ett sätt att hjälpa dessa anställda att förbättra sina relationer med arbetsgivaren.

Tillsammans med att hantera och stödja anställda innebär kontorsadministration också att se till att kontoret alltid har de resurser som behövs för att förbli produktiva.Detta innebär att samordna reparationerna på alla kontorsutrustning som inte fungerar eller förbereda och skicka in förfrågningar om ny utrustning vid behov.Kontorsadministratörer är ofta anklagade för uppgiften att hantera användningen av kontorsmaterial som papper, skrivinstrument, skrivarband och andra föremål som är i ständig användning runt kontoret.Kontorsadministratören strävar efter att hålla kontoret i verksamhet inom sin tilldelade budget hela tiden och har ofta en viss insats i budgetplaneringen för kommande redovisningsperioder.

Beroende på omfattningen av den inblandade kontorsadministrationen kan en arbetsgivare kräva att en administratör har minst en tvåårig examen från en ackrediterad utbildningsinstitution, med den graden inom ett område relaterat till verksamhetens allmänna funktion.Med kontorsmiljöer som är mer komplexa kan en administratör krävas att ha en fyraårig examen i en lämplig studiekurs.Många företag föredrar att marknadsföra inifrån, vilket innebär att någon som börjar anställning i en startnivå kan så småningom få den utbildning som krävs för att bli en del av kontorsadministrationen.När detta är fallet hjälper arbetsgivaren normalt arbetstagaren möjlighet att fortsätta sin utbildning, både genom att ge hjälp för att få en examen och med någon typ av mentorprogram på jobbet.