Vad gör en ledningsassistent?

En ledningsassistent, även känd som en verkställande sekreterare, ger hjälp till en eller flera chefer på högre nivå.Denna person kan stödja presidenten, VD, vice president eller avdelningschef inom en organisation.Uppgifter kan vara relaterade till administrativa funktioner som är specifika för verkställande och organisationens behov.Arbetsansvar för en ledningsassistent går vanligtvis utöver allmänna kontoristiska funktioner för att involvera komplexa uppgifter som analytisk forskning och rapportberedning.En ledningsassistent kan också övervaka annan kontorist vid organisationen.

En person som är anställd som ledningsassistent ansvarar för att hantera de administrativa funktionerna för antingen en eller flera ledande befattningshavare.Det administrativa ansvaret som verkställande direktören är ansvarig för inom organisationen tilldelas vanligtvis denna person.Mycket av detta administrativa stöd inkluderar att förbereda memos, e -postmeddelanden och annan korrespondens för verkställande räkningen.Den här personen har ett arkiveringssystem, svarar på telefonsamtal och rutter meddelanden.Ytterligare uppgifter kan innebära att sortera post och fax.

Att utföra ansvar effektivt kan kräva att du har goda organisatoriska färdigheter och förmågan att multi-task.Den verkställande sekreteraren kan vara ansvarig för att organisera möten och konferenser.Detta kan också kräva samordning av flera scheman och hantering av alla detaljer som rör mötet.I allmänhet är det också en del av denna persons ansvar att förbereda dagordningen och beställa måltider eller förfriskningar.

När verkställande direktören måste resa för företag är ledningsassistenten vanligtvis ansvarig för att säkra flygbolag, biluthyrning och hotellarrangemang efter behov.Ledningsassistenter kommer ofta att upprätthålla verkställande kalendern och hålla verkställande direktören om dagliga och kommande möten, möten och företagsrelaterade resor.Han kommer vanligtvis att förbereda presentationsmaterial för sin chef som är förknippade med mötena.

Mycket av de administrativa uppgifterna som tilldelats ledningsassistenten beror på vad verkställande direktören är villig att delegera.Detta kan leda till mer komplexa uppgifter utöver de grundläggande kontoristiska uppgifterna som vanligtvis krävs för någon som hjälper en annan person.Ett exempel på dessa komplexa uppgifter är att förbereda och distribuera rapporter.

Kunskap om datorapplikationer med mellanliggande eller avancerade färdigheter är vanligtvis avgörande för att utföra uppgifter med minimiövervakning.Ledningsassistenten kan också hantera specialprojekt relaterade till hela organisationen och underhålla databaser.Beroende på företagets storlek kan HR -generalistuppgifter också vara en del av hans dagliga ansvar.

Ett annat ansvar för vissa ledningsassistenter kan också involvera övervakning av kontorspersonal på lägre nivå i organisationen.Detta kräver att man har ledarskapsförmåga och ledningsfärdigheter.Det är möjligt att ledningsassistenten måste planera, tilldela och övervaka arbetsflödet för den kontoristiska personalen inom avdelningen.Tillsammans med övervakning är assistenten vanligtvis go-to-personen för den dagliga kontorsverksamheten när det gäller kontorsutrustning eller byggnadsunderhåll.