Vad gör en upphandlingsassistent?

En upphandlingsassistent utför väsentliga uppgifter inom branscher som kräver en konstant utbud av artiklar, till exempel tillverkningsföretag.Denna administrativa position säkerställer att arbetarna har tillräckligt med material för effektiv produktivitet, samtidigt som kostnaderna är nere för högre totala företagsvinster.Upphandlingsassistenter måste vara bekväma med det skriftliga och talade ordet, samt skickliga i matematiska beräkningar.

Huvudplikten för en upphandlingsassistent är schemaläggning av materialköp och uppskattning av ankomsttider.Företag kan inte ta slut på viktiga artiklar för att skapa en mycket önskad produkt, till exempel interna mobiltelefonkomponenter.Assistenten verifierar aktuell inventering och observerar dess utarmning, både på papper eller i elektroniska filer och i det fysiska lagret.Låga lagernivåer kräver ett köp från den specifika leverantören för en snabb leverans, vilket förhindrar att lagringsgap.

Noggrannhet vid beställning är avgörande för en framgångsrik upphandlingsassistent.Varje objektkvantitet måste bekräftas innan inköpsordern placeras hos leverantören.Ett skurktypo eller misstag kan av misstag ändra en beställning från 44 till 444 artiklar, vilket orsakar en enorm kostnad för företaget och överdrivna lagernivåer.

När en leverans har mottagits måste upphandlingsassistenten verifiera att artiklarna skickas matchar inköpsordern iKvantitet och typ.Eventuella variationer från inköpsordern måste lösas genom att kontakta leverantören.Assistenten måste ha skarpa kommunikationsförmågor för att lösa eventuella missförstånd för leverans.Kommunikation med leverantörer kan vara i form av telefonsamtal, e -post eller fax.

En annan nyckelplikt för en upphandlingsassistent är att hitta nya leverantörer med kvalitetsprodukter och låga kostnader.Materialkostnader tenderar att öka med inflationen, vilket gör att den totala tillverkade produkten har en högre prislapp.Upphandlingsassistenter kan hitta alternativa materialförsäljare genom branschnätverk för att tillhandahålla leveranser mindre dyrt.Assistenten kan till och med ha konferenssamtal med sina handledare och den möjliga nya leverantören för att skapa ett affärsavtal.

Beroende på branschen kan upphandlingsassistenten behöva känna till statliga tulllagar för att importera material.Många företag använder material från andra länder och sänker väsentliga delar.Att importera delar tar mer tid än att flytta material inhemskt, så assistenten skulle behöva ta hänsyn till den extra leveranstiden för att förhindra produktionsavbrott.

Denna assistent godkänner också i allmänhet betalning av mottagna varor.Eventuella tvister om en leverans kommer inte att betalas förrän upphandlingsassistenten löser och godkänner försäljningsräkningen.Assistenten kan behöva fysiskt räkna inventering upprepade gånger för att lösa kvantitetskonkonsekvenser, vilket kräver smidig rörelse genom lagerfack eller lager.