Vad är ett bokföringsinformationssystem?

Ett redovisningsinformationssystem är systemet för metoder och processer som företag använder för att upprätthålla information om företag eller finansiella transaktioner.Historiskt innebar detta system pappersbokar, tidskrifter och andra finansiella rapporter.Företagare och revisorer var ansvariga för att aktivt använda dessa bokar och tidskrifter för att upprätthålla exakta finansiella poster när de driver sin affärsverksamhet.Utvecklingen av informationsteknologi har gjort det möjligt för företag att omvandla detta redovisningsinformationssystem till en automatiserad process med datorer, servrar och redovisningsprogramvara.

Redovisningscykeln är en drivkraft i de flesta företags bokföringsinformationssystem.Denna cykel inkluderar att identifiera och analysera transaktioner, skapa och publicera journalposter till huvudboken, förbereda en provbalans, skapa justering av poster, förbereda en justerad provbalans, skapa finansiella rapporter, slutföra konton med stängningsposter och generera en slutlig provbalans ochfinansiella rapporter för redovisningsperioden.Dessa grundläggande steg hjälper företag att utveckla sitt bokföringsinformationssystem, vare sig manuellt eller datoriserat.

Redovisningsprogramvarupaket består vanligtvis av flera olika moduler baserat på den traditionella manuella redovisningsprocessen.Moduler inkluderar allmän redovisning, anläggningstillgångar, betalningsvärden, kundfordringar, lön och andra särskilda moduler.Varje enskild modul skapar ett system där företag kan flytta information genom redovisningscykelstegen.Möjligheten att överföra denna information elektroniskt kan förbättra företagens noggrannhet och aktualitet för att rapportera finansiell information.

Datoriserade redovisningssystem kräver ofta företagets anställda att fokusera mer på att granska den information som samlas in från olika affärsavdelningar snarare än att mata in affärsdata.Detta system gör det möjligt för enskilda revisorer att behandla mer information på kortare tid än traditionella pappersbokar.Redovisningsprogramvara kan också ha automatiska interna skyddsåtgärder som kontrollerar noggrannheten och giltigheten av finansiell information med hjälp av en intern granskningsprocess.Denna process begränsar ofta mängden grundläggande datainmatningsfel och annan nonsensisk information från att komma in i bokföringsinformationssystemet.

Företag kan välja att använda ett hybridredovisningsinformationssystem som involverar både manuella och datoriserade redovisningsprocesser.Vissa typer av affärs- eller finansiell information, till exempel leverantörsfakturor, löneplaner och avtalsavtal, kan behöva granskas av en revisor.Att använda ett hybridsystem kan ge en bättre granskningsprocess eftersom redovisningsanställda kan ifrågasätta finansiell information och söka feedback innan du anger information i redovisningssystemet.Den manuella granskningsprocessen kan också krävas av Companys interna kontroller.Dessa interna kontroller säkerställer att ingen information matas in i en bokföringsprogramvara som är felaktig eller representerar högre ekonomiska skyldigheter än tidigare förväntat.