Những lời khuyên tốt nhất cho người giám sát lễ tân là gì?

Với một lượng nhỏ nghiên cứu, các giám sát viên lễ tân sẽ tìm thấy một số mẹo khác nhau liên quan đến cách họ có thể hoàn thành nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả.Hầu hết các mẹo liên quan đến việc trả lời điện thoại, mặc quần áo phù hợp, quản lý thời gian làm việc và không gian làm việc, v.v.Vì khách hàng thường tương tác với một quầy lễ tân kinh doanh khi vào cơ sở, nên điều quan trọng là khu vực này sẽ được giám sát tốt.Bằng cách chú ý đến các mẹo, các giám sát viên lễ tân có thể đảm bảo rằng chủ nhân của họ, quầy lễ tân của họ được tổ chức và hoạt động một cách thân thiện và hiệu quả.Một người giám sát lễ tân nên dẫn đầu bằng cách tránh, bao gồm tránh thực hiện các cuộc gọi điện thoại cá nhân trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp.Nhiều doanh nghiệp có một chính sách nghiêm ngặt được đặt ra về các cuộc gọi điện thoại cá nhân và, nếu họ không, một người giám sát lễ tân nên tạo ra một cuộc gọi.Trong chính sách này, cần phải có khách đi bộ được yêu cầu ngồi một cách lịch sự cho đến khi họ có thể chờ đợi nếu nhân viên lễ tân có trên điện thoại với nhà cung cấp hoặc khách hàng.Một giám sát viên lễ tân cũng sẽ thấy có lợi khi nhân viên của mình trả lời điện thoại bằng một nụ cười, vì mọi người ở đầu kia có thể nghe thấy nụ cười trong giọng nói của họ, giúp tăng cường các mối quan hệ kinh doanh.Cách tốt nhất để các giám sát viên lễ tân đảm bảo rằng nhân viên của họ trả lời chính xác điện thoại là giáo dục và đào tạo họ một cách triệt để.Người giám sát bàn trước nên đảm bảo rằng trang phục nhân sự của họ một cách thích hợp.Loại trang phục thích hợp nhất là một loại bắt chước văn hóa của doanh nghiệp.Vì có nhiều loại ngành công nghiệp khác nhau bao gồm các doanh nghiệp có quầy lễ tân, mỗi ngành thường có một quy định về trang phục khác với các ngành khác.Ví dụ, một văn phòng y tế thường yêu cầu nhân viên mặc quần áo, nhưng một văn phòng trường thường yêu cầu nhân viên mặc kakis và áo sơ mi nút lên.Tất cả các giám sát viên lễ tân nên có thể quản lý hiệu quả thời gian làm việc và không gian làm việc của họ, vì điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.Bằng cách xác định những người hâm mộ thời gian hàng ngày và cách tránh chúng, người giám sát có thể cực kỳ tăng mức năng suất thời gian làm việc.Người giám sát phải có khả năng giữ các khu vực quầy lễ tân được tổ chức và ngăn nắp, giúp sử dụng các công cụ liên quan đến tổ chức không gian.Hầu hết các giám sát viên lễ tân sẽ thấy rất hữu ích khi tổ chức tất cả các tệp khách hàng theo cách điện tử.Điều này giúp cắt giảm những mớ hỗn độn giấy thường đóng góp cho một quầy lễ tân trông rất không gọn gàng.Nhân viên lễ tân thường đối phó với sự căng thẳng lớn hàng ngày.Các giám sát viên lễ tân được hưởng lợi từ việc cung cấp cho nhân viên của họ các kỹ thuật giảm căng thẳng, đặc biệt là khi nó liên quan đến việc đối phó với khách hàng thô lỗ.Một dòng giao tiếp mở phải luôn luôn được để lại giữa một giám sát viên lễ tân và nhân viên của anh ấy hoặc cô ấy, vì điều này cho phép nhân viên trút giận khi các tình huống căng thẳng phát sinh.