Hồ sơ kế toán là gì?

Hồ sơ kế toán là các tài liệu và tài liệu hỗ trợ được sử dụng bởi các cá nhân và công ty trong việc chuẩn bị báo cáo tài chính, tài liệu thuế, v.v.Theo luật, các công ty được yêu cầu lưu giữ hồ sơ như vậy trong một khoảng thời gian đã thiết lập, thường là bảy năm, để làm cho họ có sẵn để kiểm tra và kiểm toán.Các công ty được giao dịch công khai có thể phải chịu sự kiểm tra ngẫu nhiên của các cơ quan quản lý và các cuộc kiểm tra này bao gồm đánh giá hồ sơ kế toán về tính chính xác và đầy đủ. Những hồ sơ này có thể là điện tử, giấy hoặc kết hợp cả hai.Chúng bao gồm bất kỳ tài liệu nào liên quan đến các giao dịch tài chính, từ hồ sơ biên chế đến bản in cuối ngày từ máy tính tiền.Báo cáo từ các ngân hàng cũng được bao gồm trong hồ sơ kế toán, cùng với các báo cáo tương tự liên quan đến đầu tư.Sổ cái kế toán cũng được coi là hồ sơ kế toán.Về cơ bản, nếu nó chứa một hồ sơ liên quan đến một hoạt động tài chính của công ty, thì đó là một hồ sơ kế toán. Các công ty dự kiến sẽ giữ tài liệu này hoạt động tốt.Kế toán và nhân viên hỗ trợ thường giám sát việc duy trì các hồ sơ đó và họ sử dụng các tài liệu để chuẩn bị những thứ như báo cáo cho các nhà đầu tư và khai báo thuế.Nếu hồ sơ không hoàn thành, báo cáo tài chính do công ty đưa ra sẽ không chính xác và điều này có thể là căn cứ cho các hình phạt pháp lý và tài chính. Các thủ tục được gọi là Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) phải được tuân theo khi duy trì, xử lý và sử dụng kế toánHồ sơ.Các thủ tục này chuẩn hóa các nhiệm vụ kế toán cơ bản để đảm bảo chúng được thực hiện đồng đều bởi tất cả các kế toán ở khắp mọi nơi, loại bỏ khả năng sử dụng cái gọi là kế toán sáng tạo của mìnhHồ sơ kế toán được yêu cầu xem xét.Kiểm toán viên sẽ xem xét tài liệu và họ lưu ý bất kỳ tài liệu bị thiếu, hồ sơ khó hiểu hoặc hồ sơ được duy trì không đúng cách.Tất cả các thông tin này được cân nhắc khi phát triển ý kiến kiểm toán.Các cơ quan quản lý quan tâm đến thực tiễn tài chính có thể xem xét kết quả kiểm toán để thu thập thông tin.Thông tin này có thể được sử dụng trong việc truy tố các công ty bị nghi ngờ về thực tiễn kế toán gian lận, hoặc để miễn trừ các công ty phải đối mặt với những cáo buộc đó. Các cá nhân thường được khuyên nên giữ lại hồ sơ kế toán, vì chúng có thể được kiểm toán bởi các cơ quan thuế.Nếu mọi người không có hồ sơ để hỗ trợ các khiếu nại về thuế của họ, họ có thể phải chịu hình phạt.Ít nhất, trách nhiệm thuế của họ có thể được điều chỉnh, buộc họ phải trả nhiều thuế hơn.Nếu hồ sơ của họ dường như là gian lận, thay vì được giữ một cách chậm chạp, họ có thể phải đối mặt với các hình phạt pháp lý.