Làm cách nào để chọn phần mềm hóa đơn nguồn mở tốt nhất?

Phần mềm hóa đơn nguồn mở là một lựa chọn khả thi cho nhiều doanh nghiệp nhỏ và nhà thầu độc lập, đặc biệt là khi họ lần đầu tiên ra mắt và tiền cho phần mềm có phần hạn chế.Các giải pháp nguồn mở này thường sẽ cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để tạo hóa đơn cơ bản có thể được in và gửi cho khách hàng qua bưu điện hoặc đính kèm với email làm tài liệu.Khi xem xét các tùy chọn khác nhau cho phần mềm hóa đơn nguồn mở, điều quan trọng là phải xem xét các yếu tố như chức năng, dễ sử dụng và khả năng nhập và xuất dữ liệu sang các hệ thống khác một cách dễ dàng.Một trong những yếu tố chính cần lưu ý với bất kỳ ứng dụng nguồn mở nào là phạm vi của các chức năng có sẵn với phần mềm.Lý tưởng nhất, bạn muốn chọn phần mềm hóa đơn nguồn mở cho phép bạn tùy chỉnh mẫu, thêm thông tin như tên công ty, gửi tiền để giải quyết và thông tin liên hệ.Bạn cũng muốn đi với một ứng dụng làm cho việc tính toán số tiền do hơi đơn giản.Ví dụ: một công cụ nguồn mở cho phép bạn nhập số lượng và giá trên mỗi đơn vị trên một mục dòng và sau đó phần mềm tính tổng số lượng cho mặt hàng đó rất hữu ích.Tập trung vào các ứng dụng cho phép dễ dàng nhập các chi tiết mục dòng, chẳng hạn như mô tả sản phẩm và cho phép bạn tạo bảng để dữ liệu có thể được truy xuất để sử dụng vào một ngày sau đó.Một vài chức năng khác có trong phần mềm hóa đơn nguồn mở sẽ thêm vào giá trị của chương trình vào doanh nghiệp của bạn.Khả năng lưu hóa đơn theo định dạng mà khách hàng có thể mở một cách dễ dàng, đồng thời ngăn chặn các thay đổi đối với hóa đơn của nhân viên trái phép, là rất quan trọng.Ngoài ra, ứng dụng sẽ cho phép bạn tạo hồ sơ khách hàng nắm bắt thông tin cơ bản, chẳng hạn như giá cả cho các dịch vụ khác nhau, tên và địa chỉ khách hàng và thậm chí địa chỉ email.Khi chi tiết này được liên kết với các mã cụ thể được tạo trong hệ thống, điều này có thể giúp giảm thời gian nhập dữ liệu khi thông tin được truy xuất và hoàn thành khi bạn bắt đầu tạo hóa đơn mới cho khách hàng đó.Cùng với chức năng, bạn cũng muốn phần mềm hóa đơn nguồn mở cho phép dễ dàng nhập dữ liệu, mà không cần phải trải qua rất nhiều bước để hoàn thành hóa đơn.Chuyển động từ trường mẫu này sang trường tiếp theo nên đơn giản và chất lỏng, cho phép dữ liệu được nhập với tốc độ hiệu quả.Lý tưởng nhất, không nên mất nhiều thời gian để tạo mẫu hóa đơn, tùy chỉnh các trường và có thể sử dụng mẫu đó để tạo hóa đơn.Khả năng lấy thông tin từ các cơ sở dữ liệu khác và tải nó vào chương trình phần mềm hóa đơn nguồn mở cũng là một điểm cộng.Ví dụ: khả năng tương tác với dữ liệu khách hàng được tìm thấy trên bảng tính hoặc trong cơ sở dữ liệu bán hàng có nghĩa là giảm thiểu nhu cầu tạo hồ sơ khách hàng và nhập giá từ đầu.Khía cạnh này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn bắt đầu phát triển và có được một luồng khách hàng mới ổn định.Với một số tùy chọn phần mềm hóa đơn nguồn mở khác nhau có sẵn, các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể dễ dàng lập danh sách những tính năng và chức năng nào là cần thiết, sau đó xác định ít nhất một vài ứng dụng nguồn mở sẽ đáp ứng các nhu cầu đó.