Co je to správa dokumentů?

Podniky a další organizace, jakož i jednotlivci, kteří zpracovávají velké množství informací, potřebují systémy pro správu dokumentů, aby tyto informace podali, zabezpečili, nahrávali a sdíleli.Správa dokumentů je organizovaný systém, který metodicky zpracovává, ukládá a získává dokumenty a data v nich.U tištěné kopie nebo papírových dokumentů může být tento proces jednoduše označován jako podávací systém.

Správa dokumentů je modernější verze, která obvykle zahrnuje elektronickou výrobu, ukládání a vyhledávání dokumentů a dalších souborů, což poskytuje bezpečný přístup k těm, kteří mají vůli.Kromě typických dokumentů, jako jsou textové soubory nebo naskenované kopie papírových dokumentů, může správa dokumentů zahrnovat také zvukové a video soubory, e -maily, faxy, zprávy, fotografie, písma, grafika a další obrázky.

Software pro správu dokumentů byl vytvořen ve snaze zavést bezpapírové kanceláře.Po uvědomení se, že tento obchodní model nebylo možné zdokonalit, začaly novější modely integrovat správu papíru i elektronických dokumentů.Protože organizace představují rozmanité potřeby, jsou systémy správy dokumentů navrženy speciálně pro řešení konkrétních aspektů třídění a správy informací.

Jedním z příkladů je bankovní průmysl.V těchto dnech, namísto odesílání zrušených šeků spolu s bankovními výpisy, banky vytvářejí miniaturní digitální kopie kontrol a podle potřeby je vytisknou.Banka také vede kopii pro své záznamy.Skutečné kontroly mohou být zničeny nebo uchovávány na bezpečném místě pro zálohování v případě poruchy počítače nebo poškozených dat.Spíše než používání prémiového prostoru k držení scénářů a prezentačních materiálů lze tyto položky proměnit v digitální data.Celá reklamní kampaň může být transformována na několik souborů nebo složek uložených v počítači, které lze později přistupovat, distribuovat nebo vytisknout podle potřeby.

Správa dokumentů může účinně zefektivnit jakékoli kancelářské prostředí.Tím, že tento proces je klasifikován a pohodlně ukládáním informací a je snadno přístupný, pomáhá zaměstnancům efektivněji pracovat.Správa dokumentů šetří nejen prostor a čas, ale také peníze.Protože je to mnohem efektivnější než typické systémy pro podání, může také snížit stres na pracovišti.