Cos'è la gestione dei documenti?
Le aziende e altre organizzazioni, nonché individui che gestiscono una grande quantità di informazioni, necessitano di sistemi di gestione dei documenti per presentare, proteggere, recuperare e condividere tali informazioni.La gestione dei documenti è un sistema organizzato che elabora, memorizza e recupera metodicamente documenti e i dati al loro interno.Per i documenti cartacei o cartacei, il processo può essere semplicemente definito un sistema di archiviazione.
La gestione dei documenti è una versione più contemporanea che di solito coinvolge la produzione elettronica, lo stoccaggio e il recupero di documenti e altri file, fornendo un accesso sicuro a coloro che hanno spazio.Oltre ai documenti tipici, come file di testo o copie scansionate di documenti cartacei, la gestione dei documenti può anche includere file audio e video, e -mail, fax, report, foto, caratteri, grafica e altre immagini.
Il software di gestione dei documenti è stato creato nello sforzo di introdurre uffici senza carta.Dopo la consapevolezza che questo modello di business era impossibile da perfezionare, i modelli più recenti hanno iniziato a integrare sia la gestione della carta ed elettronica dei documenti.Poiché le organizzazioni presentano diverse esigenze, i sistemi di gestione dei documenti sono progettati specificamente per affrontare particolari aspetti dell'ordinamento e della gestione delle informazioni.
Un esempio è l'industria bancaria.In questi giorni, invece di inviare assegni annullati insieme alle dichiarazioni bancarie, le banche effettuano copie digitali in miniatura degli assegni e stamparle secondo necessità.La banca mantiene anche una copia per i suoi record.I controlli effettivi possono essere distrutti o conservati in una posizione sicura per il backup in caso di malfunzionamento informatico o dati corrotti.
Un altro buon esempio sono le agenzie pubblicitarie.Invece di utilizzare lo spazio premium per mantenere storyboard e materiali di presentazione, questi articoli possono essere trasformati in dati digitali.Un'intera campagna pubblicitaria può essere trasformata in alcuni file o cartelle memorizzati sul computer, che in seguito può essere accessibile, distribuito o stampato secondo necessità.
La gestione dei documenti può semplificare efficacemente qualsiasi ambiente di ufficio.Classificando e memorizzando comodamente informazioni e rendendole facilmente accessibili, questo processo aiuta i dipendenti a lavorare in modo più efficiente.La gestione dei documenti consente di risparmiare non solo spazio e tempo, ma anche denaro.Poiché è molto più efficiente dei tipici sistemi di archiviazione, può anche ridurre lo stress sul posto di lavoro.