Hva er dokumentstyring?

Bedrifter og andre organisasjoner, så vel som enkeltpersoner som håndterer mye informasjon, trenger dokumentstyringssystemer for å arkivere, sikre, hente og dele denne informasjonen.Dokumenthåndtering er et organisert system som metodisk behandler, lagrer og gjenoppretter dokumenter og dataene i dem.For papirkopi eller papirdokumenter kan prosessen ganske enkelt omtales som et arkiveringssystem.

Dokumenthåndtering er en mer moderne versjon som vanligvis innebærer elektronisk produksjon, lagring og gjenfinning av dokumenter og andre filer, og gir sikker tilgang til de som har klarering.Bortsett fra typiske dokumenter, for eksempel tekstfiler eller skannede kopier av papirdokumenter, kan dokumentstyring også inneholde lyd- og videofiler, e -post, fakser, rapporter, bilder, skrifter, grafikk og andre bilder.

Dokumenthåndteringsprogramvare ble opprettet i arbeidet med å introdusere papirløse kontorer.Etter erkjennelsen av at denne forretningsmodellen var umulig å perfeksjonere, begynte nyere modeller å integrere både papir og elektronisk dokumentstyring.Siden organisasjoner har forskjellige behov, er dokumentstyringssystemer designet spesielt for å adressere spesielle aspekter ved sortering og håndtering av informasjon.

Et eksempel er banknæringen.I disse dager, i stedet for å sende kansellerte sjekker sammen med kontoutskrifter, foretar bankene miniatyr digitale kopier av sjekker og skriver dem ut etter behov.Banken fører også en kopi for sine poster.De faktiske kontrollene kan bli ødelagt eller oppbevares på et sikkert sted for sikkerhetskopi i tilfelle av datamaskinfeil eller ødelagte data.

Et annet godt eksempel er reklamebyråer.I stedet for å bruke førsteklasses plass for å holde på storyboards og presentasjonsmateriell, kan disse elementene gjøres om til digitale data.En hel reklamekampanje kan transformeres til noen få filer eller mapper som er lagret på datamaskinen, som senere kan nås, distribueres eller skrives ut etter behov.

Dokumentstyring kan effektivt effektivisere ethvert kontormiljø.Ved å klassifisere og enkelt lagre informasjon, og gjøre den lett tilgjengelig, hjelper denne prosessen ansatte til å jobbe mer effektivt.Dokumentstyring sparer ikke bare rom og tid, men også penger.Fordi det er så mye mer effektivt enn typiske arkiveringssystemer, kan det også redusere stress på arbeidsplassen.