Hvad er dokumentstyring?

Virksomheder og andre organisationer såvel som enkeltpersoner, der håndterer en hel del information, har brug for dokumentstyringssystemer til at arkivere, sikre, hente og dele disse oplysninger.Dokumentstyring er et organiseret system, der metodisk behandler, butikker og gendanner dokumenter og dataene i dem.For papirkopi eller papirdokumenter kan processen simpelthen omtales som et arkiveringssystem.

Dokumentstyring er en mere moderne version, der normalt involverer elektronisk produktion, opbevaring og hentning af dokumenter og andre filer, der giver sikker adgang til dem, der har godkendelse.Bortset fra typiske dokumenter, såsom tekstfiler eller scannede kopier af papirdokumenter, kan dokumentstyring også omfatte lyd- og videofiler, e -mails, faxer, rapporter, fotos, skrifttyper, grafik og andre billeder.

Dokumentstyringssoftware blev oprettet i bestræbelserne på at introducere papirløse kontorer.Efter erkendelsen af, at denne forretningsmodel var umulig at perfektionere, begyndte nyere modeller at integrere både papir- og elektronisk dokumentstyring.Da organisationer præsenterer forskellige behov, er dokumentstyringssystemer designet specifikt til at tackle bestemte aspekter af sortering og styring af information.

Et eksempel er bankbranchen.I disse dage, i stedet for at sende annullerede kontroller sammen med kontoudtog, laver bankerne miniature digitale kopier af kontroller og udskriver dem efter behov.Banken opbevarer også en kopi til sine poster.De faktiske kontroller kan blive ødelagt eller opbevaret på et sikkert sted for sikkerhedskopi i tilfælde af computerfejl eller ødelagte data.

Et andet godt eksempel er reklamebureauer.I stedet for at bruge premium plads til at holde fast i storyboards og præsentationsmateriale, kan disse emner omdannes til digitale data.En hel reklamekampagne kan omdannes til et par filer eller mapper, der er gemt på computeren, som senere kan fås, distribueres eller udskrives efter behov.

Dokumentstyring kan effektivt strømline ethvert kontormiljø.Ved at klassificere og bekvemt lagre information og gøre dem let tilgængelige, hjælper denne proces medarbejderne med at arbejde mere effektivt.Dokumentstyring sparer ikke kun plads og tid, men også penge.Fordi det er så meget mere effektivt end typiske arkiveringssystemer, kan det også reducere stress på arbejdspladsen.